Å få riktig type ellipser

June 11  by Eliza

Mary Anne fungerer som en akademisk redaktør, som betyr at hun må passe inn i bestemte, strenge stiler for formatering. I de faglige dokumenter som jobber hun, når en del av et sitat er utelatt, må en ellipse settes inn. De fleste akademiske stiler diktere en ellipse av tre prikker, atskilt av en plass, med et mellomrom før og en plass etter de tre. Hvis en hel setning har blitt utelatt av sitatet, vil det være fire prikker, hver atskilt med et mellomrom, men uten mellomrom før de fire. Mary Anne liker å holde ellipser alt på én linje, men på grunn av områder, vil Word spre dem over to linjer. Word standard ellipse karakter brytes ikke over to linjer, men hun kan ikke bruke det som det har noen mellomrom mellom prikker.

Det finnes flere løsninger du kan bruke til dette problemet og den du velger avhenger av hva du er mest komfortabel med. Alle løsningene har én ting til felles: å skape en streng med tegn som representerer hva du ønsker å bruke for ellipser. Denne består av et visst antall perioder, adskilt av ikke-brytende mellomrom.

I tilfelle av tre-punkt-ellipser, vil strengen består av et ikke-brytende mellomrom, periode, ikke-brytende mellomrom, periode, ikke-brytende mellomrom, periode, og et mellomrom. Legg merke til at den eneste plass som ikke er ikke-bryt er den endelige en; dette gjør at Word å bryte en linje etter ellipser, men ikke før.

I tilfelle av fire-punkt ellipser, vil strengen består av en periode, ikke-brytende mellomrom, periode, ikke-brytende mellomrom, periode, ikke-brytende mellomrom, perioden plass. Igjen, den eneste plassen som ikke er non-breaking er den siste. I tillegg begynner strengen med perioden, ikke en ikke-brytende mellomrom.

Avvikene i de løsninger kommer i hvordan du bruker dine ellipser strenger. Du kan velge å bruke autokorrektur, bruk en Building Block, eller opprette en makro. Hvilken metode du velger, avhenger av hvordan du gjør din skriving og redigering.

Mange velger Autokorrektur metoden fordi det er den metoden som allerede brukes av Microsoft for de enkelttegn ellipser som Mary Anne ikke finner akseptabelt. Her er fremgangsmåten for å følge:

  1. I et dokument, lage tre-ellipser tekststreng beskrevet tidligere. For de harde mellomrom, bare trykke Ctrl + Shift + Space Bar.
  2. Velg de syv tegnene som utgjør tekststreng, og trykk Ctrl + C. Dette kopierer dem til utklippstavlen.
  3. Vise dialogboksen Alternativer for Word. (I Word 2007 klikker du på Office-knappen, og klikk deretter Alternativer for Word. I Word 2010 skjerm Fil-kategorien på båndet, og klikk deretter Alternativer.)
  4. Klikk Korrektur på venstre side av skjermen.
  5. Klikk Alternativer for autokorrektur. Word viser kategorien Autokorrektur av Autokorrektur dialogboksen. (Se figur 1)

    Å få riktig type ellipser

    Figur 1. Autokorrektur-fanen i Autokorrektur dialogboksen.

  6. , Finne og velge oppføring som har tre perioder i venstre kolonne i listen over autokorrektur. Autokorrektur oppføring bør flytte opp i boksene Erstatt og Med.
  7. Velg innholdet i boksen Med (den ett-tegns ellipser symbol) og trykk Ctrl + V. Dette limer din ellipser tekststreng i boksen Med.
  8. Klikk på Erstatt. Word spør om du er sikker på at du vil erstatte oppføringen med den nye informasjonen, som bør du svare bekreftende.

Du har nå fått erstatning for standard tre-dot ellipser. Når du skriver tre perioder på rad, blir disse periodene erstattet med tekststrengen for ellipser, som du vil ha dem.

Dette utgjør et problem for de fire-dot ellipser, imidlertid. Hvis du oppretter en Autokorrektur-oppføring som erstatter fire perioder med ønsket ellipser tekststreng, vil det aldri bli brukt av Word. Grunnen er enkel-når du skriver tre perioder, at teksten automatisk erstattet av tre-dot ellipser streng, slik at du aldri virkelig få en sjanse til å ha fire perioder vurderes for utskiftning.

Løsningen på dette er å endre "Erstatt" tekst til noe annet som er unikt for hver av dine ellipser strenger. For eksempel kan du ha tre perioder erstattet med tre-dot streng og periode-space-perioden erstattet med fire-dot streng. Ulempen er selvfølgelig er det betyr at du trenger å huske hva "trigger" tekst er å få den type ellipser du ønsker.

Denne ulempen er også til stede hvis du bruker Building Block metode for å legge til ellipser. Likevel, noen mennesker foretrekker Building Blocks snarere enn autokorrektur. Trikset er å bare komme opp med en tekst som vil fungere som en mnemonic for din Building Block. For eksempel, la oss si at du ønsker å bruke bokstavene "ell3" som mnemonic for en Building Block oppføring byttes ut med tre-dot ellipser streng. Du ville følge disse trinnene for å sette det opp:

  1. I et dokument, lage tre-ellipser tekststreng beskrevet tidligere. For de harde mellomrom, bare trykke Ctrl + Shift + Space Bar.
  2. Velg de syv tegnene som utgjør tekststreng.
  3. Trykk Alt + F3. Word viser Opprett ny Building Block dialogboksen. (Se figur 2)

    Å få riktig type ellipser

    Figur 2. Opprett ny Building Block dialogboksen.

  4. Erstatte innholdet i feltet Navn med mnemonic du vil bruke (ell3).
  5. Bruk Galleri nedtrekkslisten for å velge Autotekst.
  6. Klikk på OK.
  7. Gjenta trinn 1 til 6, men ved hjelp av fire-ellipser tekststreng (trinn 1) og mnemonic ell4 (trinn 4).

Til senere bruk Building Block oppføring på en rimelig måte, må du følge disse trinnene:

  1. Plasser innsettingspunktet der du vil at ellipser skal vises.
  2. Vise kategorien Sett av båndet.
  3. Klikk Hurtigdeler i Tekst-gruppen, og velg deretter Building Blocks Organizer fra rullegardinlisten. Word viser Building Blocks Organizer dialogboksen. (Se figur 3)

    Å få riktig type ellipser

    Figur 3. Building Blocks Organizer dialogboksen.

  4. Fra listen over tilgjengelige byggeklosser, velger de ell3 eller ell4 oppføringer som du opprettet tidligere.
  5. Klikk Sett inn for å legge til ellipser til dokumentet og fjerne dialogboksen.

Den endelige metode for å få den ellipser teksten du ønsker er å skape en makro som gjør det å skrive for deg. Du kan ta opp skaper av ellipser tekst og deretter tilordne makroen en hurtigtast. (Hvordan du spiller inn makroer og tilordne hurtigtaster har blitt dekket i andre WordTips.) Deretter, når du ønsker å sette inn ellipser, du bare påberope hurtigtasten og la den makro ta seg av resten.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (5995) gjelder for Microsoft Word 2007 og 2010. Du kan finne en versjon av dette tipset for den eldre menygrensesnittet i Word her: Får riktig type ellipser.