Å miste data i en delt arbeidsbok

December 17  by Eliza

Karen beskrevet et problem der en delt arbeidsbok, lagret på et bedriftsnettverk, periodevis mister alle dataene det tidligere inneholdt. I prøver å spore opp problemet Karen gjorde tester hvor hun og hennes kolleger forsøkt å åpne filen samtidig og lagre den på samme tid, men alle testene forlot data intakt. Likevel sier hun at det er tider når arbeidsboken data er rett og slett slettet; tørkes ren.

Dette problemet er kanskje et godt eksempel på hvorfor mange mennesker nekter å stole delte arbeidsbøker i Excel. Mange folk har relaterte opplevelser der data har blitt ødelagt, er informasjonen overskrevet, eller data bare regelrett forsvinner. Alle problemene ble sporet til det faktum at en arbeidsbok ble delt, og problemene gikk bort når deling ble slått av.

Dette fører til det første forslaget: ikke dele arbeidsboken. Hvis du "udelt" det, da bare en enkelt person kan åpne arbeidsboken på en gang, noe som reduserer kompleksitet og reduserer sjansene for korrupsjon. Hvis dataene i arbeidsboken er omfattende, og det må deles mellom flere brukere, bør du vurdere å konvertere til et program som er utviklet for bedre dataintegritet i et miljø med flere brukere, for eksempel Access.

Dersom dette ikke er mulig, bør du vurdere å slå på Spor endringer i Excel (et alternativ tilgjengelig når du deler arbeidsboken), slik at en endring historie opprettholdes. Dette gjør at du kan se hvem som sist endret en arbeidsbok. Hvis du åpner arbeidsboken og finne data mangler, kan sjekke endringen historie faktisk avsløre at dataene ble slettet-sannsynligvis utilsiktet-av en bruker.

Selvfølgelig er det mulig at endringen historie ikke kan gi den informasjonen som du håper det vil. Grunnen til at deling av en arbeidsbok kan føre til ødeleggelse av data er måten Excel tillater brukere å arbeide med data. I et program som for eksempel Access, er data hentet og jobbet med på en rekord-by-rekord basis. Mens rekorden er i bruk av en bruker, kan ingen andre brukere gjøre endringer i posten, men de kan gjøre endringer i andre poster.

I Excel, er hele arbeidsboken overført til brukerens datamaskin, ikke bare en enkelt post fra dataene i arbeidsboken. I en delt arbeidsbok scenario, betyr dette at flere kopier av arbeidsboken er faktisk åpen på samme tid, og Excel er siktet for å løse potensielle konflikter i data. Tenk på følgende scenario:

  • Bruker 1 åpner arbeidsboken, noe som betyr at en kopi av arbeidsboken nå er bosatt i systemet hans minne.
  • Ti minutter senere Bruker 2 åpner den delte arbeidsboken. Denne versjonen, nå bosatt i minnet på Bruker 2 system, ikke inneholder noen av de endringer som er gjort i løpet av de siste 10 minuttene av Bruker 1.
  • Fem minutter senere Bruker 2 sparer den delte arbeidsboken, men fortsetter å jobbe.
  • To minutter senere Bruker 3 åpner den delte arbeidsboken. Denne versjonen er den som bruker to nettopp lagret, og omfatter ikke noe gjort av Bruker en eller flere endringer gjort av Bruker 2 siden forrige sparing.
  • Tretten minutter senere, alle tre brukere lagre sine versjoner av delt arbeidsbok og exit Excel.

I dette tretti minutters scenario, kan noen fortelle hvilke av brukernes endringene er lagret i den endelige versjonen av arbeidsboken? Hvilke endringer bør bli frelst? Når du vurdere konsekvenser av et slikt scenario (og dette scenariet er ikke uvanlig), så kan du se hvorfor mange mennesker foreslår ikke å bruke Excel i et felles miljø.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (2998) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: å miste data i en delt arbeidsbok.