Arbeide med e-post Dokumenter

November 12  by Eliza

Det er ganske vanlig, i denne elektroniske tidsalderen, for Word-dokumenter som skal sendes rundt om i verden som e-postvedlegg. Den enkle som dette er gjort er forbløffende for de av oss som husker "gamle dager" av personlig databehandling. Hvis du mottar et Word-dokument som et e-postvedlegg, er det et par ting du bør huske på.

Først, hvis dokumentet er fra en uklarert kilde, sørg for at du har noen form for virusbeskyttelse på plass. Vedlegget du tror er et dokument kan ikke, faktisk være en ekte dokument. Det kan være virus eller orm programmer som utfører direkte hvis du dobbeltklikker på vedlegget. Det er også mulig at selve dokumentet kan inneholde en makro eller to som kan være farlig for systemet ditt.

For det andre, hvis du har planer om å gjøre endringer i det mottatte dokumentet, må du lagre dokumentet som en vanlig fil før du gjør endringer i den. Med andre ord, ikke dobbeltklikker på vedlegget og deretter gjøre endringer. Her er hvorfor: Når du dobbeltklikker på vedlegget, de fleste e-postprogrammer lagre filen i en midlertidig katalog og deretter bruke Word til å åpne den. Når du lukker dokumentet, vil eventuelle endringer du har gjort lagres i filen i den midlertidige mappen, blir de ikke lagret vedlegget selv. Det er også mulig at e-postprogrammet rett og slett kaster bort den midlertidige filen i den midlertidige katalogen. I dette tilfellet blir alle endringene helt tapt.

Det beste alternativet er å eksplisitt lagre vedlegget som en fil. Deretter utsiden av e-postprogrammet, kan du bruke Word til å laste ned filen og gjøre endringer. I dette tilfellet den mottatte filen fungerer som du forventer at den skal. Hvis du deretter ønsker å sende den endrede filen til en annen person, er alt du trenger å gjøre feste den til en annen e-postmelding og sende den på sin måte.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (160) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Word (Word 2007 og senere) her: Arbeide med e-post dokumenter.