Arbeide på Delt Maler

November 16  by Eliza

Word etablerer et veldig nært forhold mellom dokumenter og maler. Når et dokument er opprettet, er det alltid basert på en mal. I tillegg kan du knytte maler til bestemte dokumenter for å endre hvilke stiler og andre funksjoner er tilgjengelige for dette dokumentet.

Når du har et dokument åpent i Word, er malen som er tilknyttet dette dokumentet også åpnet av programmet. Dette betyr at Word har umiddelbar tilgang til informasjonen i malen, men det kan også skape problemer i et nettverksmiljø. Det er ikke uvanlig for maler som trengs av mange arbeidere som skal lagres på en nettverksstasjon. På den måten kan brukerne få tilgang til malen over nettverket.

Selvfølgelig, siden Word åpner malen når et dokument som bruker at malen er åpen, det betyr at den samme malen kan være åpen-automatisk-av mange forskjellige brukere på samme tid. Dette viser ikke et reelt problem for Word, men det kan presentere et problem hvis du er ansvarlig for å administrere oppdateringer til selskapets maler. Du kan ikke åpne og endre en mal hvis det er i bruk av noen andre som har et åpent dokument som bruker denne malen. Hva gjør jeg?

Dette er et vanlig problem, og koker ned til en ledelse problemet mer enn et teknologisk problem. Det er ingen måte for en administrator (den som er ansvarlig for malene) for å tvinge en "koble" mellom et dokument og en mal. Dette betyr at det bare er to måter du kan muligens jobbe på malene du trenger å endre.

Først kan du fortelle alle til å lukke sine dokumenter og komme seg ut av Word mens du gjør oppdateringen. Avhengig av størrelsen på din avdeling, kan dette være mulig. Hvis du har hundrevis av brukere, derimot, blir denne tilnærmingen mindre gjennomfør-spesielt hvis noen kan være borte fra hans eller hennes skrivebord med et dokument fortsatt åpen på deres system. (Du trenger å gå til skrivebordet sitt og lukke dokumentet manuelt selv.)

Den andre mulig løsning er å holde duplikater av malene. Disse duplikater kan være på en lokal stasjon eller på en nettverksstasjon som bare du har tilgang. Duplikatene bør ha forskjellige navn enn de delte maler. For eksempel, hvis du har en felles mal som heter BusLtr.dotm, kan du ha den dupliserte være MasterBusLtr.dotm.

Dupliserte maler bety at du kan laste inn og endre duplikater, og deretter kopiere den modifiserte malen over toppen av den delte malen på et tidspunkt da det ikke er i bruk. For eksempel kan du komme inn tidlig på morgenen, før maskinene er i bruk, og kopiere den dupliserte malen til den delte mappen (bruk av felles maler navn) slik at malen er tilgjengelig for bruk av andre som de begynner å komme fram til kontoret.

Det er en annen ledelse retningslinje som bør gå hånd i hånd med de ovenfor beskrevne fremgangsmåter: Du bør sørge for at de delte maler-de på nettverksstasjon-er plassert i en skrivebeskyttet mappe. På denne måten dine nettverksbrukere kan ikke gjøre endringer, uaktsomme eller målrettet, til malen. Som administrator av malene, bør du ha muligheten til å skrive til mappen, men andre bør ikke. På den måten som du gjør oppdateringer i kopier av malene du kan flytte dem til den delte, skrivebeskyttet mappe som allerede er beskrevet.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (284) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003.