Arkivforvaltning Cheat Sheet

Riktig håndtering av postene kan hjelpe deg å redusere driftskostnader, forbedre kundeservice og sikre din bedrift er i samsvar med lov og forskrift.

• Redusere driftskostnader. Riktig håndtering av postene og informasjon betyr at du bare beholde for en bestemt tidsramme hva du trenger for operasjonelle, juridiske og etterlevelse formål og deretter riktig kast den. Denne tilnærmingen kan eliminere behovet for å kjøpe ekstra papirarkivering utstyr og elektronisk lagring. Den kan også redusere kostnadene for off-site platelagring.
• Forbedre kundeservicen. En god records management strategi sikrer at du dona € ™ t beholde unødvendige opplysninger. Dette reduserer mengden av rot du må søke gjennom. Å kunne raskt finne riktig informasjon kan du tjene bedre dine kunder.
• Juridiske og etterlevelse. Implementering av en effektiv records management program vil tillate deg å identifisere poster som er nødvendig for juridiske og etterlevelse formål og at de blir tildelt de riktige oppbevaringsperioder. Dette fordeler organisasjoner i tilfelle søksmål, revisjoner og offentlige henvendelser.

Vurderende Records og administrerende Retention Planlegging

En grunnleggende del av en vellykket poster og informasjonshåndtering programmet er å identifisere hvilke poster og informasjon selskapet besitter og deretter bruke egnede oppbevaringsperioder.

• Records vurdering. Det finnes ulike metoder for å verdsetje postene og informasjon, inkludert varelager, intervjuer og spørreskjemaer. Plukke riktig vurdering metode for organisasjonen er viktig. Avgrensnings lar deg identifisere hvilke poster og informasjon organisasjonen besitter og danner grunnlaget for din companyâ € ™ s rekordholdefristen.
• Holdefristen. Den holdefristen er vanligvis den mest refererte records management program dokument. Det tillater ansatte å bestemme hvor lenge de skal holde sine poster og informasjon for informasjonsforvaltning For Dummies adresser tre distinkte oppbevaring planlegge metoder:. Avdelinger, funksjonelle og stor bøtte.

Administrere Records på lokale og nettverksstasjoner

Mengden av elektronisk informasjon har vokst eksponentielt i løpet av det siste tiåret. Lokale (C: Stasjoner) og nettverksdisker blir digitale kirkegårder. En effektiv records management program vil gi deg kunnskap og verktøy du trenger for å sikre at elektroniske filer er riktig håndtert.

• Mappestrukturer og navn. Opprette en elektronisk mappe struktur som oppfyller behovene til hver avdeling og sikre at mappene i strukturen er logisk oppkalt er avgjørende for nøyaktig elektronisk arkivering, gjenfinning, og fil vedlikehold (clean-up).
• Fil navnekonvensjoner. Når du har opprettet den riktige elektroniske mappestrukturen, ita € ™ s viktig for å sikre at filene er også navngitt på en hensiktsmessig måte. En tommelfingerregel for å navngi filene dine er at du bør være i stand til å bestemme innholdet av en fil uten å måtte åpne den. Det betyr å unngå kryptiske navn som forkortelser, akronymer, og tall.
• Vedlikehold. Det er viktig å regelmessig gjennomgå dine mapper og filer for å finne ut hva som ikke lenger er nødvendig. Microsoft Windows kan du bestemme de siste tilgang og modifikasjons datoene for en fil. Dette er et godt utgangspunkt for å avgjøre om en fil kan slettes. Imidlertid bør de ansatte alltid referere til organizationâ € ™ s rekordholdefristen før du sletter filer for å finne ut om filen er kvalifisert for sletting.