Auto oppfører uberegnelig

May 25  by Eliza

John har jobbet på et sett av byggekontraktsspesifikasjoner (50-75 dokumenter som er skrevet som en pakke). Bunnteksten for hvert dokument må inneholde nøyaktig samme prosjektbeskrivelse og prosjekttittel. Så gjorde John en Autotext-oppføring for beskrivelse og tittelen. Men han oppdaget at auto handlingen var forskjellig i ulike dokumenter når han prøvde å bruke den i bunntekst.

Noen ganger John ville få normal auto atferd (skriv de fire første tegnene i Auto navn, og han ville få en pop-up tilbyr å sette inn Autotext-oppføringen hvis han treffer Enter). Noen ganger han ikke kunne få pop-up, men hvis han presset F3, vil Word setter Autotext-oppføringen. Andre ganger, når han presset F3, sa Word at det han skrev ikke var en gyldig Auto navn.

Det er et par ting du kan sjekke. Først bør du sjekke hvor du har plassert Autotext-oppføringen. Autotekst-oppføringer er oftest lagret i Normal.dot-malen, men de kan lagres i nesten hvilken som helst mal. Hvis du faktisk lagret oppføringen i en annen enn Normal.dot-malen, og noen av dine spesifikasjonsdokumenter ikke bruke den andre malen, deretter Autotext-oppføringen ikke vil være der.

Hvis du gjorde lagre Autotext-oppføringen i en annen mal, bør du sjekke for å se om det er en konflikt oppføring i Normal.dot-malen. Hvis det er en konflikt - kanskje to oppføringer som er svært nær i sin rettskrivning - deretter Autotekst kan bli forvirret om hvilken oppføring skal det vise.

Du kan se hva Autotekst-oppføringer er der maler ved hjelp av kategorien Autotekst av Autokorrektur dialogboksen. (Velg Sett inn | Auto | Autotekst.) Du kan også bruke Organizer til å administrere Autotekst-oppføringer i en rekke maler.

Hvis du fortsatt har problemer med Autotext-oppføringen, kan du velge å gi opp på den helt og bruke en annen måte å oppnå konsistens i bunntekst. Du kan gjøre dette ved å sette teksten du ønsker i bunnteksten til en tekstfil, og deretter bruke felt for å ta den i bunntekst. Følg disse generelle trinnene:

  1. Utsiden av Word, lage en tekstfil (med Notepad eller en annen tekst editor) som inneholder teksten du vil ha med i bunnteksten.
  2. Inne Word, vise bunntekst og plasser innsettingspunktet der du vil at teksten skal vises.
  3. Velg felt fra Sett inn-menyen. Word viser dialogboksen Feltboksen.
  4. Kontroller at Kategorier kontroll er satt til Alle så at alle feltene er oppført i dialogboksen.
  5. I listen over feltene, velger INCLUDE. Alternativene på høyre side av dialogboksen endring basert på ditt valg.
  6. I filnavn eller URL-feltet, skriv inn den fullstendige banen og filnavnet for tekstfilen du opprettet i trinn 1.
  7. Klikk på OK.

Det var det. Du har nå inkludert teksten i bunnteksten. Du kan endre teksten i alle dokumentene dine ved å bare endre det i tekstfilen. Hvis Word er konfigurert til å oppdatere når du skriver ut, blir Feltet i bunnen oppdatert (tekstfilen er lastet på nytt) hver gang du skriver ut.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (367) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003.