Automatisk Oppdatere diagrammer for tilleggsdata

November 9  by Eliza

Excel skinner på å snu dine data i diagrammer-grafiske fremstillinger av dine data. Du kan enkelt lage et diagram basert på et utvalg av data i et regneark. Normalt, hvis du legger til ekstra filer på ditt område, må du nok en gang skape diagrammet eller i beste fall endre celleområdet som diagrammet er basert på.

Hvis du blir lei av å endre diagrammer for å referere til nye dataområder, er det et par snarveier du kan prøve ut. Den første snarveien fungerer fint hvis du bare trenger å "finjustere" spredningen som brukes i et diagram. (Denne tilnærmingen fungerer bare hvis diagrammet er på objekt på samme regnearket som inneholder dataene som diagrammet er basert på.) Følg disse trinnene:

  1. Skriv inn eventuelle nye data til bordet som diagrammet er basert på.
  2. Velg alle cellene som du nettopp la inn.
  3. Klikk hvor som helst på markeringskanten rundt cellene. (Ikke klikk på fyllhåndtaket.)
  4. Dra utvalg mot diagrammet og slipp den på kartet.

Det er det-Excel inkorporerer de nye dataene rett inn i eksisterende diagram, sleip som en fløyte.

En annen metode er å legge til nye data til området ikke ved enden, men et eller annet sted innen området. For eksempel kan du ha noen data som representerer en tidsperiode, for eksempel 11/1 gjennom 11/13, og du oppretter et diagram basert på disse datoene. Hvis du legge til nye data til slutten av serien (etter 11/13), deretter Excel vet ikke du vil at disse elementene lagt til diagrammet.

I stedet sette inn noen tomme rader sted innenfor dataområdet; det spiller ingen rolle hvor, så lenge rekorden for 11/13 er under den ekstra rader. Deretter kan du legge til nye data i de nye radene, og tabellen blir automatisk oppdatert med data.

En ulempe med denne fremgangsmåten, er selvfølgelig at de innførte data vil være ute av drift når sammenlignet med den samlede strukturen av datatabellen. Det er interessant å merke seg at for noen typer data, for eksempel de som er basert på datoer-Excel vil automatisk sortere dataene etter dato som den presenterer det i figuren, men ikke i datatabellen selv. Du kan alltid bruke Excel sorteringsfunksjon for å ordne dataene i tabellen, alt uten å påvirke det som presenteres i diagrammet.

Enda en annen metode er å lage en "dynamisk område." Denne tilnærmingen fungerer bra hvis dataområdet du kartlegging er de eneste data på regnearket. Følg denne fremgangsmåten:

  1. Lag din datatabellen som du normalt ville. (For å holde ting enkelt, vil vi anta at du oppretter en to-kolonne databord, i kolonnene A og B, som du deretter ønsker å kartlegge.)
  2. Lag diagrammet, som ønsket.
  3. Med regnearket synlig, klikk på Insert | Name | Definer å vise Definer Navn dialogboksen. (Se figur 1)

    Automatisk Oppdatere diagrammer for tilleggsdata

    Figur 1. Definer navn dialogboksen.

  4. I Navn i arbeidsbok eller navnefeltet (avhengig av hvilken versjon av Excel) inn et navn som vil referere til dataene i kolonne A.
  5. I Refererer Til-feltet skriver du inn følgende formel. Du bør endre arknavn og begynner celle (i dette tilfellet $ A $ 2), som er nødvendig. Hvis du endrer begynner cellen, bør du også endre den avsluttende delen av formelen (-1) for å være en mindre enn raden antall begynnelsen celle. Dermed, hvis du endrer begynner cellen til $ A $ 5, bør du endre den avsluttende delen av formelen til -4.

    = FORSKYVNING (Ark1 $ A $ 2,0,0, ANTALLA (Ark1 $ A:! $ A) -1)
  6. Klikk Legg til. Excel skaper navnet og assosierer det med formelen du skrev. Definer Navn dialogboksen skal fortsatt være synlig, med den nylig definert navn oppført.
  7. I Navn i arbeidsbok eller navnefeltet (avhengig av hvilken versjon av Excel) inn et navn som vil referere til dataene i kolonne B.
  8. I Refererer Til-feltet skriver du inn følgende formel. (Du bør gjøre det samme type endringer arknavnet, begynner cellen, og siste del av formelen som beskrevet i trinn 5.)

    = FORSKYVNING (! Ark1 $ B $ 2,0,0, ANTALLA (Ark1 $ B: $ B -1))

  9. Klikk Legg til. Excel skaper navnet.
  10. Klikk OK for å lukke Definer navn dialogboksen.
  11. Vise diagrammet og velge dataserien. (Det skal bare være én dataserie, siden dette er en enkel to-kolonne datatabell.) Formelen baren vil vise en formel som ligner på følgende:

    = SERIES (Ark1 $ B $ 1, Ark1 $ A $ 2:! $ A $ 32, Ark1 $ B $ 2: $ B $ 32,1)

  12. Erstatte områdene i formelen med navnene du definerte tidligere i disse trinnene. Antar du definerte navnene Datoer og Readings i trinn 4 og 7, bør formelen se slik ut:

= Series (, Datoer Ark1,! Readings Ark1, 1)

Nå diagrammet oppdaterer automatisk uavhengig av hvor du legger til informasjon i datatabellen. Dette fungerer fordi navnene du definerte i trinn 6 og 10 refererer til en formel som beregner omfanget av data i kolonnene A og B i regnearket.

Det er mange andre måter som du kan lage dynamiske områder, avhengig av egenskapene til dataene du bruker. For ytterligere informasjon, se disse nettressurser:

http://spreadsheetpage.com/index.php/tip/update_charts_automatically_when_you_enter_new_data/
http://www.ozgrid.com/Excel/DynamicRanges.htm

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (2933) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003.