Automatisk tekst i en e-post

Laura har en e-postadresse som er en hyperkobling i Excel. Hun redigerte hyperkobling slik at e-post opprettes når koblingen er klikket har en emnefeltet. Hun ønsker å være i stand til å ha e-post automatisk inneholde tekst, så vel.

Det er en måte å gjøre dette ganske enkelt i Excel. For å se måten å gjøre det, sette adressen til e-postmottaker i A1, ønsket melding faget i A2, og ønsket melding brødtekst i A3. Så, i en annen celle, bruker denne formelen:

= HYPERLINK ("mailto:" & A1 & "Emne =?"
& A2 & "& body =" & A3, "Linking tekst")

Dette resulterer i en hyperkobling som brukerne kan klikke og ha både motivet og kroppen fylles ut. Ulempen med dette er at meldingen din kropp ikke kan være veldig lang. Den totale lengden tillatt for det hyperkobling er 255 tegn, inkludert de ord som "mailto", "faget" og "kropp." Dermed, hvis lengden på adresse i celle A1 er 16 tegn, lengden av faget i celle A2 er 25 tegn, og "overhead" ("mailto", "fag", osv) tar 22, så det betyr meldingen i celle A3 kan ikke være mer enn 192 tegn. (Det er en relativt kort melding.)

Du kan også skape den riktige hyperkobling ved hjelp av Sett inn link dialogboksen. Følg denne fremgangsmåten:

1. Klikk Sett inn | link. Excel viser Sett inn link dialogboksen.
2. Kontroller at e-postadresse alternativet er valgt i Link til området. (Se figur 1)
   
   
   

   Figur 1. Sett inn link dialogboksen.

3. I teksten som skal vises feltet skriver du inn teksten du vil skal vises i regnearket.
4. I E-postadresse-feltet, skriver inn adressen som skal brukes i linken.
5. I feltet Emne skriver du inn teksten du vil skal brukes for emnefeltet.
6. Umiddelbart etter at objektet tekst (i emnefeltet), skriver en tegnet og ordet "kropp" etterfulgt av et likhetstegn (som i "& body =", uten anførselstegn).
7. Fortsett å skrive inn ønsket brødtekst, etter likhetstegnet.
8. Klikk på OK.

Du bør være oppmerksom på at denne tilnærmingen vil fungere for de fleste e-postklienter. Hvis det ikke fungerer for deg, prøv deretter å erstatte mellomrom i faget og kroppen med tegnene% 20.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (3859) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: Automatisk tekst i en e-post.