Automatiske sidetall på tvers av flere dokumenter

July 14  by Eliza

Abulkalam har flere dokumenter som han ønsker å ha kontinuerlig sidenummereringen fra et dokument til den andre. Hvis ett dokument har en lagt til eller slettet siden, så han har å endre sidenummerering manuelt i følgende dokumenter. Han vet at han kunne bruke hoveddokumenter og deldokumenter, men det kan av ormer er en han ikke ønsker å åpne. Abulkalam lurer på om det er en måte at han kunne unngå behovet for å endre sidetall manuelt hele tiden.

Det er ingen måte å gjøre dette automatisk i Word. Du kan prøve en midlertidig løsning, ved hjelp av felt innenfor dine dokumenter, men det blir litt komplisert. Som et eksempel, la oss anta at du har tre dokumenter, hver representerer kapitler i en større bok. Chap1.docx har 15 sider, Chap2.docx har 11 sider, og Chap3.docx har 17 sider. Start med å åpne Chap1.docx og følger disse generelle trinnene:

  1. Et eller annet sted på den nest siste side i dokumentet (side 14, i dette tilfellet) sette inn en kontinuerlig inndelingsskift.
  2. Innenfor bunnteksten på første delen av dokumentet, trykk Ctrl + F9. Dette setter inn et par feltbukseseler der bør du skriver ordet SIDE.
  3. Trykk på F9 for å skjule feltet du nettopp opprettet. Dette representerer sidetallet for gjeldende side.
  4. I kategorien Design av båndet (det bør være synlig fordi du jobber i bunnteksten), klikker du Neste avsnitt verktøyet. Dette flytter deg til bunnteksten i den siste delen av dokumentet, som er etter inndelingsskift du satt inn i trinn 1.
  5. Klikk på Koble til forrige verktøyet slik at det ikke er valgt. Denne "unlinks" bunnteksten i den siste delen fra bunnteksten du opprettet tidligere.
  6. Slett PAGE Feltet i bunnen. (Ikke bekymre deg, feltet eksisterer fortsatt i tidligere sider fordi du har koblet denne seksjonens bunnteksten fra forrige avsnitt er bunntekst.)
  7. Trykk Ctrl + F9 for å sette inn et par feltbukseseler der bør du skriver ordet NUMPAGES.
  8. Trykk på F9 for å skjule feltet du nettopp opprettet.
  9. Velg feltet du nettopp opprettet, og trykk Shift + Ctrl + F5. Word viser bokmerke dialogboksen. (Se figur 1)

    Automatiske sidetall på tvers av flere dokumenter

    Figur 1. Cell-fanen i dialogboksen Tabellegenskaper.

  10. Skriv inn et enkelt bokmerke navn, for eksempel bk. Når du klikker på Legg til, er bokmerket opprettet.
  11. Lukk Bokmerke dialogboksen.
  12. Klikk på Lukk topptekst og bunntekst verktøy (i kategorien Design av båndet) og lagre dokumentet.

Nå må du følge samme fremgangsmåte i Chap2.docx dokument, bortsett fra at de feltene du bruker trenger å være litt mer komplisert. Forutsatt at de dokument filene er lagret i katalogen C: \ MyDocs \ Eksempel, ville du bruke følgende sammensatte feltet i trinn 2:

{= {INCLUDE "\\ MyDocs \\ Eksempel \\ Chap1.docx" bk \! } + {PAGE}}

Hva dette er bruk INCLUDE feltet for å fange alt som er i bokmerket som heter bk fra Chap1.docx (som er det totale antall sider i dokumentet) og deretter legge til gjeldende sidetallet til den verdien. Dermed fortsetter nummereringen fra hva sideantallet var i Chap1.docx.

Feltet som du bør bruke i trinn 7 er like kompleks:

{= {INCLUDE "\\ MyDocs \\ Eksempel \\ Chap1.docx" bk \! } + {NUMPAGES}}

Det er det for din Chap2.docx fil; sidenummereringen skal fungere helt fint. I Chap3.docx filen du følge de samme trinnene, igjen, med de samme komplekse felt som du gjorde i Chap2.docx filen. Den eneste forskjellen er at du refererer Chap2.docx i feltene, på denne måten:

{= {INCLUDE "\\ MyDocs \\ Eksempel \\ Chap2.docx" bk \! } + {PAGE}}
{= {INCLUDE "\\ MyDocs \\ Eksempel \\ Chap2.docx" bk \! } + {NUMPAGES}}

Vær oppmerksom på at når du legger til eller slette sider fra noen av dokumentene, er sidetallene i dem oppdatert automatisk når feltene er oppdatert. (Felt oppdateres når du manuelt oppdatere dem, eller når du velger å skrive ut eller bruke forhåndsvisning.)

Det er selvfølgelig noen "gottchas" du trenger å huske på når du bruker denne tilnærmingen. Først, hvis du sletter den kontinuerlige inndelingsskift (trinn 1) fra noen av filene, vil du virkelig rotet ting opp. For det andre, hvis du flytter dokumentene til en annen mappe (eller sende dem til en annen person som bruker en annen mappe), og feltene vil ikke fungere i det hele tatt. Tredje, hvis du bruker flere seksjoner i dokumentene, så denne tilnærmingen kan få ganske mye mer komplisert som du prøver å kompensere for disse avsnittene.

En annen tilnærming er å bruke en makro for å håndtere sidenummereringen. Makroen kan gå gjennom alle filene dine og sette startsidetall til å være det som passer for disse filene. Det følgende er et eksempel på en slik makro:

Sub PageNumberReset ()
Dim pgNo Som Long
Dim n Som Long
Dim banenavn As String
Dim filnavn
Dim thisFile As String
Dim Arange Som Range

"Angi banen til dokumentfiler
banenavn = "C: \ MyDocs \ Eksempel \"
Opprett en matrise som holder dokumentet filnavn, i rekkefølge
filnavn = Array ("Chap1.docx", "Chap2.docx", "Chap3.docx")

pgNo = 0
For n = 0 For å UBound (filnavnene)
thisFile = banenavn og filnavn (n)
Application.Documents.Open (thisFile)
ActiveDocument.Sections (1) .Headers (1) .PageNumbers.StartingNumber = pgNo + 1
Set Arange = ActiveDocument.Range
aRange.Collapse Regi: = wdCollapseEnd
aRange.Select
pgNo = Selection.Information (wdActiveEndAdjustedPageNumber)
Application.Documents (thisFile) Nært Savechanges: = wdSaveChanges
Neste n
End Sub

For å bruke makro, trenger du bare å angi katalogen der dokumentene er lagret og sette dokumentet filnavn i filnavnene array. Makroen setter det første dokumentet for å starte på side 1 og hver påfølgende dokument å starte på ett mer enn det høyeste sidetall i forrige dokumentet. Hvis du vil endre antall sider i noen av dokumentene, må du kjøre makroen.

Hvis du ikke ønsker å bruke felt eller makroer til å gjøre sidenummerering, kan du revurdere din dokumentstrukturen og kombinere alle de forskjellige dokumenter til ett dokument. Du kan også komme bort fra Word helt og gjøre sideoppsettet i desktop publishing program, for eksempel InDesign, som er spesialisert til å håndtere flere filer sidenummerering.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (11572) gjelder for Microsoft Word 2007 og 2010. Du kan finne en versjon av dette tipset for den eldre menygrensesnittet i Word her: Automatiske sidetall på tvers av flere dokumenter.