Avansert filtrering

December 31  by Eliza

Det er noen situasjoner der auto bare ikke ha den muskelen du trenger når du behandler dine data. For eksempel må du kanskje utføre en beregning i et filter sammenligning. I slike tilfeller kan du bruke avansert filtrering evner av Excel.

Avansert filtrering krever at du setter opp en vilkårsområdet i regnearket. Dette vilkårsområdet er ikke en del av din dataliste, men i stedet blir brukt til å betegne hvordan du vil filtrere skal utføres. Vanligvis vil du plassere dine kriterier før listen data, men du kan også plassere den etter. Det viktige er at du skille dine kriterier fra listen du data med minst én tom rad. Ellers kan Excel tror at kriteriene er en del av selve dataliste.

Kriteriene er lagt inn i regnearket slik at hver kolonne representerer en annen logisk AND sammenligning, og hver rad representerer en annen logisk ELLER sammenligning. Hvis dette høres forvirrende, ikke vær bekymret. Et eksempel vil hjelpe klare ting opp.

La oss si du har en dataliste som starter i sjette rad i et regneark. Du har satt av radene over dette for å angi dine filtrering kriterier. Datalisten inneholder kolonner som beskriver informasjonen i din beholdning. Det er kolonner for artikkelnummer, beskrivelse, sted, mengde, verdi og lignende. Det er også en beregnet kolonne som angir resultatet utledet fra hvert lagerelement.

På et eller annet tidspunkt kan det være lurt å filtrere data liste så det viser bare en begrenset gruppe av lagervarer. For eksempel vil du kanskje se bare de elementene som antallet er over 2500 og profitt er mindre enn 1000, eller de elementene hvor mengden er større enn 7500, eller de elementene der profitt er under 100. (Dette er mye mer komplisert enn du kan utføre ved hjelp av en egendefinert Autofilter.)

Å sette opp et slikt filter, er alt du trenger å gjøre sette dine kriterier. I dette tilfellet ville du bruke cellene A1: B4 som følger:

A B
1 Kvantitet Profit
2 > 2500 <1000
3 > 7500
4 <100

I dette eksemplet viser den første raden feltnavn som skal brukes i sammenligning, mens det andre til fjerde rader definerer selve sammenligninger. Legg merke til at fordi det er to tester i andre rad, disse er ansett som en AND tilstand, og de som er på de andre radene anses ELLER forhold.

Å bruke disse filtreringskriterier, gjør du følgende:

  1. Velg en hvilken som helst celle i listen data (ikke i kriteriene).
  2. Velg Filter på Data-menyen, velg deretter Avansert filter. Excel viser dialogboksen Avansert Filter boksen (Se figur 1.) med adressen til din opprinnelige dataene tabellen allerede fylt ut, i List Range boksen.

    Avansert filtrering

    Figur 1. Dialogboksen Avansert Filter-boksen.

  3. Velg Kriterier Range feltet. Innsettingspunktet skal vises inne i feltet.
  4. Bruk musen til å velge kriteriene varierer, cellene A1: B4.
  5. Klikk på OK.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (2858) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: Avansert filtrering.