Begrense Entry of Names

December 22  by Eliza

Ved hjelp av Excel for å legge inn data er ganske vanlig. Når du går inn informasjon, kan det være lurt å begrense hva som kan plasseres i en bestemt celle. For eksempel kan du jobbe på en ansatt register, og du må sørge for at du bare skriver inn hver arbeidstakers navn en eneste gang i regnearket.

En måte å nærme seg denne utfordringen er å lage en liste over tillatte navn, enten på et annet regneark eller på et annet sted på samme regneark. Gi denne listen over navn et definert navn, for eksempel ValidNames. Deretter gjør du følgende:

  1. Velg cellene hvor du vil bli inn navn på ansatte; de hvor du ønsker å sikre at du bare skrive hvert navn en gang. (For dette eksempelet, la oss anta at du velger cellene A1:. A10)
  2. Velg Validering fra Data-menyen. Excel viser datavalidering dialogboksen.
  3. Kontroller at kategorien Innstillinger vises. (Se figur 1)

    Begrense Entry of Names

    Figur 1.-fanen i datavalidering dialogboksen Innstillinger.

  4. I Tillat nedtrekkslisten, velger du Tilpasset.
  5. I Formel-boksen (som vises når du har fullført trinn 4), skriver du inn følgende formel:

= OG (ANTALL.HVIS (ValidNames, A1) = 1, ANTALL.HVIS ($ A $ 1: $ A $ 10, A1) = 1)

  • Klikk OK for å lukke dialogboksen.

Dette validering formelen fungerer fordi den sjekker inngangsområdet (A1: A10) og sørger for at ikke mer enn ett navn fra ValidNames listen vises der. Det finnes mange andre varianter av denne bestemt formel som kan brukes, siden Excel gjør gi mange forskjellige måter for å utføre samme oppgave. Et eksempel på en alternativ formel metoden er gitt i Microsoft Knowledge Base:

http://support.microsoft.com/kb/213185

Mens Knowledge Base-artikkelen er spesielt for Excel 2000, vil den formelen som er i roten av artikkelen (trinn 7) fungere helt fint i andre versjoner av Excel.

Disse formalis metoder fungerer fint hvis du skriver navn inn dine innspill listen. Hvis du i stedet foretrekker å bruke en rullegardinlisten til å velge navn, er det en sleip metode presentert på denne websiden:

http://www.contextures.com/xlDataVal03.html

Hva gjør det glatt er at rullegardinlisten er dynamisk. For eksempel, når du velger et navn å gå inn i en celle, er det navnet fjernet fra rullegardinlisten til å velge navn i andre celler. Ganske fin.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (2751) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: Begrense Entry of Names.