Begrensning for Dokumenter

April 10  by Eliza

Tyler har et dokument som inneholder ganske mye informasjon, og han fortsetter å legge til den regelmessig. Dokumentet er nå over 4000 sider i lengden. Lengden har opptatt ham litt, så han tenkte om å bryte den opp i deldokumenter. Men å gjøre det dreier Tyler, som han leste alle slags skrekkhistorier om å jobbe med deldokumenter. Han lurer på om det er en grense for hvor stor hans dokumentet kan få før han begynner å ha problemer dukker opp.

Svaret avhenger av kompleksiteten av dokumentene du bruker, og sideantall er ikke en "big deal" når det kommer til kompleksitet. Den offisielle dekretet fra Microsoft er at dokumenter har en størrelsesbegrensning hvis 32MB for tekstinnholdet:

http://support.microsoft.com/kb/211489

Oppmerksom på, også, at størrelsesbegrensningen for dokumenter som inneholder alt innhold (for eksempel grafikk, innebygd innhold, osv) er 512 MB. Når et dokument legges inn i systemet, krever Word også ekstra fillagring plass på harddisken for bruk av midlertidige filer. (På grunn av dette vil du ønsker å være sikker på at uansett hvor du lagrer dokumentet har rikelig med gratis lagringsplass.)

Selvfølgelig, kan du begynne å se dårlig ytelse med store dokumenter avhengig av andre faktorer, for eksempel hvor mye minne i systemet, hvor kompleks dokumentet er, om det er lagret på et nettverk eller ikke, etc. Hvert dokument skal være ganske unikt i denne forbindelse.

Det er en god idé å ta hensyn til ting som lastetid og spare tid. Med andre ord, hvor lang tid tar det å laste og lagre dokumentet? Hvis du oppdager at disse blir lengre og lengre, kan det være lurt å vurdere å bryte opp dokumentet i mindre logiske enheter, for eksempel kapitler eller avsnitt. Sett hvert kapittel eller avsnitt i sin egen fil, og deretter arbeide med disse enkeltfiler.

Det er sant at i tidligere versjoner av Word (de før Word 2007) den subdocument og masterdokumentmuligheter var sørgelig utilstrekkelig og problematisk. De har imidlertid blitt kraftig forbedret i de nyeste versjonene av programmet og kan være verdt å undersøke igjen som en måte å håndtere dine store dokumenter. Bare husk, det er alltid en god tommelfingerregel å være sikker på at du gjør alle dine endringer innenfor deldokumenter seg selv, ikke innenfor deldokumenter som de vises i hoveddokumentet. Du bør bare redigere hoveddokumentet direkte når du ønsker å endre noe som vil påvirke utskriften hele hoveddokument.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (734) gjelder for Microsoft Word 2007 og 2010. Du kan finne en versjon av dette tipset for den eldre menygrensesnittet i Word her: Begrensning for dokumenter.