Begynne å dele dokumenter med din organisasjon

August 16  by Eliza

Det er uunngåelig: Som den organisasjonen du jobber i blir større, blir det mer spesialisert og hver del av organisasjonen begynner å generere informasjon som må deles med andre. For eksempel kan folk i HR generere en liste over selskapets helligdager for året eller en ansatt manuell, de i salg generere bestillingsskjemaer og produktdatablad, folk på lageret opprette mottak former, og så videre. Listen er endeløs som er permutasjoner. Tross alt, er enhver organisasjon annerledes.

Den tradisjonelle måten for slike dokumenter som skal deles er for hver avdeling for å skrive dem opp, sende dem ut, og holde et lager av dem i tilfelle flere er nødvendig. Men du kan gjøre unna med alt papiret ved ganske enkelt å lage skjemaer, dokumenter, regneark, eller hva-har-du bruker Googles apps og deretter dele dem med de som er i selskapet. Ved hjelp av denne tilnærmingen vil du spare tonnevis av papir fordi enkeltpersoner kan gå gjennom informasjon på nettet, så det er nødvendig. Hvis en bestemt person trenger for å skrive ut en kopi, kan han eller hun gjøre det uten å måtte skrive ut en for alle.

Kan ta en bit av planlegging nærmer dokumentdeling på denne måten, men det kan faktisk bli gjennomført når som helst du ønsker. Selv om organisasjonen har blitt tøffer sammen i mange år, med massevis av eksisterende interne dokumenter, kan de lett bli overført til Google Drive og delt.

Som du gjør deling, må du tenke litt om hvem som trenger de forskjellige tilgangsnivåer som Google tilbyr. For eksempel, vil ikke alle trenger muligheten til å redigere eller kommentere alle dokumenter. Faktisk vil de fleste nok bare trenger muligheten til å vise dem. Men å endre tilgang for dokumenter eller enkeltpersoner er et blunk i Docs og blad.