Besparende autotekstoppføringer med hvert dokument

May 13  by Eliza

Karl bruker Auto å bidra til å skape og opprettholde konsistens i fortellende avgrensnings rapporter. Han har standard forkortelser for elementer og når han begynner en jobb han redigerer de Autotekst-oppføringer til å sette all informasjon i forhold til den jobben. Karl ønsker å spare disse oppføringene med jobben (dokumentet) slik at han kan enkelt gjøre endringer senere ved hjelp av informasjonen i Autotekst-oppføringer.

Det er et par måter at dette behovet kan håndteres i Word. Alle metodene innebærer å forstå hvordan Word butikker Autotekst-oppføringer, så det er et godt sted å begynne.

Autotekst-oppføringer er lagret i maler; de er ikke lagret i dokumenter. Når du oppretter en Autotext-oppføring det er, som standard, lagret i Normal-malen. I dialogboksen hvor nye Autotekst-oppføringer er opprettet kan du spesifisere hvor oppføringen skal lagres; det vil si, hvilken mal den skal plasseres i.

Dette utgjør et problem hvis Autotekst-oppføringer endre på en jobb-etter-jobb basis, og hver jobb er representert ved et enkelt dokument. Du kan ikke lagre innstillingene med dokumentet (som ville riktignok være hyggelig), men du kan lage en individuell mal for hver jobb og deretter knytte malen med jobben dokumentet. Dermed vil hver jobb krever to ting-en mal og et dokument.

Den andre ting å huske på er hvordan Word ordet i konflikter mellom maler når det kommer til Autotekst-oppføringer. La oss si at du har en Autotext-oppføring som heter "JobAddr", og den er lagret i jobbmalen. I Normal-malen du har også en Autotext-oppføring som heter "JobAddr." Når du prøver å utvide oppføring, er det definisjonen i Normal-malen som alltid vil bli brukt. Dette er fordi malen Normal tar alltid forrang foran andre maler. Dermed vil du vil være sikker på at det ikke er noen konflikter mellom Autotekst-oppføringer i de to maler. (Du kan gjøre dette ved hjelp av Assistent, beskrevet i andre saker av WordTips, for å undersøke Autotekst-oppføringer i malene.)

En annen tilnærming som du kan bruke er å fortsatt bruke et enkelt dokument for hver jobb som du jobber, men utvikle maler som gjenspeiler den type eller kategori av jobb der du jobber. For eksempel, hvis du har et sett med Autotekst-oppføringer som gjelder for detaljhandel takster, kan du lage en mal for dem. Hvis du har et annet sett med Autotekst-oppføringer for kommersielle avgrensningsbrønner og en tredje for bolig, så du kan lage maler for hver klasse av avgrensnings. På den måten kan du knytte den passende mal med hver type jobb du utfører.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (6777) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003.