Beste måten å skape et dokument mal

July 8  by Eliza

Rhonda fungerer for en teknisk skriver selskapet og de bruker Word maler hele tiden. Men det er to skoler med tanke på hvordan å lage en mal: (1) åpner et Word-doc og lagre det som en mal fil eller (2) Gå til Fil | Ny | Mine maler | Blank Mal | Opprett ny. Rhonda mener den andre ruten er best, men hun kan ikke forklare hvorfor. Hun lurer på om det er noen forskjell mellom de to rutene.

Hva Rhonda beskriver er typisk for å utføre mange oppgaver i Word: Evnen til å komme frem til samme destinasjon via forskjellige ruter. Det er imidlertid muligheten for å innføre små forskjeller i sluttproduktet avhengig av målet som følges.

Når du bruker den første ruten beskrevet av Rhonda (ved hjelp av Lagre som for å fremme et dokument til mal status), så alt i dokumentet er gjennomført sammen med kampanjen. Dette betyr at noen stiler i det opprinnelige dokumentet blir lagret i malen, enhver tekst-inkludert tekst det er lett å gå glipp av, for eksempel i topp- og bunntekst-og muligens noen korrupsjon i de interne pekere vedlikeholdt av Word.

Det er dette siste mulighet for at er mose plagsom for Lagre som rute. Risikoen kan være liten, men det er fortsatt til stede, og bør tas i betraktning. At risikoen er ikke det hvis du bruker Rhonda nest tilnærming. En enkel måte å se forskjellen er å ta et vanlig dokument, stripe ut all tekst og grafikk, fjerne alle makroer, og deretter bruke Lagre som for å lagre det som en mal. Deretter bruker Rhonda nest tilnærming for å skape en ny, blank mal. Kom deg ut av Word og sammenligne filstørrelser av de to maler. Sjansene er gode for at du finner malen som er opprettet den første måten å ha en større filstørrelse enn den andre malen. Hvorfor skulle det være større? Den mest sannsynlige årsaken er at Lagre som mal bærer med seg bak-kulissene-bagasje som den andre malen ikke.

Det er en tredje tilnærming som Ronda ikke nevner, men. Denne tilnærmingen reduserer muligheten for at uvedkommende bak-kulissene-bagasje og risikoen for korrupsjon, men gjør det mulig å starte med en "kjent mengde" for dine maler. Først må du åpne et nytt dokument fra en ren kopi av malen Normal. Bruk Planlegger å strippe alt fra kopien som du ikke trenger. (Det er en god idé å strippe alle stiler fra den nye kopien, inkludert prøver å slette Microsofts innebygde stiler.) Lagre som "ren" kopi som mal. Du kan deretter bruke Organizer til å overføre stiler og makroer tilbake inn i malen for å komme til din sluttresultatet.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (13343) gjelder for Microsoft Word 2007, 2010, og 2013.