Bestemme et navn for en uke Antall

November 14  by Eliza

Theo bruker et Excel-regneark for å holde oversikt over reservasjoner i hans selskap. Dataene består av bare tre kolonner. Den første er en persons navn, den andre den første uken nummer (1-52) for reservasjonen, og den tredje den siste uken antall reservasjonen. Folk kan være reservert for flere uker (dvs. er start uke 15 og slutten uke er 19). Theo trenger en måte å angi et ukenummer og deretter ha en formel bestemme hvilket navn (kolonne A) er assosiert med at ukenummer. Dataene er ikke sortert i noen spesiell rekkefølge, og selskapet vil ikke la Theo bruke en makro for å få resultatet (det må være en formel).

Theo situasjon høres enkelt nok, men det er fylt med fallgruvene når utarbeide en løsning. Ser vi på de potensielle data (som vist i figuren nedenfor) (Se figur 1.) raskt illustrerer hvorfor dette er tilfelle.

Bestemme et navn for en uke Antall

Figur 1. Potensielle data for Theo problem.

Legg merke til at dataene (som Theo sa) er ikke i noen spesiell rekkefølge. Oppmerksom på, også, at det er noen uker der det er ingen reservasjoner (som uke 5 eller 6), uker der det er flere personer (for eksempel uke 11 eller 16), og uker hvor det er noen reservert, men uken tall viser ikke opp i kolonne B eller C (for eksempel uke 12 eller 17).

Før du begynner å se på mulige løsninger, la oss anta at den uken du ønsker å vite om er celle E1. Du bør nevne dette området som spørring. Dette navngiving, mens ikke strengt nødvendig, vil gjøre forstå formlene litt enklere.

En mulig løsning er å legge det som vanligvis refereres til som en "hjelpekolonne." Legg til følgende til celle D2:

= HVIS (OG (Query> = B2, Query <= C2), "reservert", "")

Kopiere formelen ned, for så mange celler som det er navn i tabellen. (For eksempel, kopiere den ned gjennom celle D10.) Når du plasserer et ukenummer i celle E1, da ordet "reservert" vises til høyre for ethvert forbehold som innebærer at ukenummer. Det er også lett å se om det er flere personer som er reservert for den uken, eller hvis det ikke er noen mennesker som er reservert for den uken. Du kan selv søke en Autofilter og velge å bare vise de postene med ordet "reservert" i kolonne D.

Du kan, hvis ønskelig, avstår hjelperen kolonne og vurdere å bruke betinget formatering for å vise hvem som er reservert for en ønsket uke. Bare velg navnene i kolonne A og legge til en betinget formatering regel som bruker følgende formel:

= OG (Query> = B2, Query <= C2)

(Hvordan du skriver inn betingede formatreglene har blitt beskrevet mye i andre saker av ExcelTips.) Sett regelen slik at den endres skyggelegging (mønster) brukt på cellen, og du vil lett kunne se hvilke reservasjoner gjelder for uke du er interessert i.

Til slutt, du virkelig bør vurdere å revidere hvordan dataene er lagt ut. Du kan lage et regneark som har ukenummer i kolonne A (1 til 52 eller 53) og deretter plassere navnene i kolonne B. Hvis en person var reservert for to uker, ville deres navn vises i kolonne B to ganger, en gang ved siden av hver av to uker at de forbeholdt.

Med dine data i dette formatet, kan du enkelt skanne dataene for å se hvilke uker er tilgjengelig, som er tatt, og hvem de er tatt av. Hvis du ønsker å gjøre noen form for oppslag, er det lett å bruke FINN.RAD-funksjonen basert på ukenummer, siden det er den første kolonnen av dataene, i sortert rekkefølge.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (11077) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: Finne et navn for en uke nummer.