Betinget formatering for Errant Telefonnumre

January 13  by Eliza

Hvis du bruker Excel til å lagre en liste med telefonnumre, vil du kanskje en måte å finne ut om noen av telefonnumrene i listen er utenfor et bestemt område. For eksempel, for ditt område, kan bare telefonnumre i 240 bytte (de som begynner med 240) være lokalsamtaler. Du ønsker kanskje å fremheve alle telefonnumrene i listen som ikke begynner med 240, og derfor ville være lang avstand.

Måten du gjør dette avhenger av om dine telefonnumre lagres som tekst eller formatert tall. Hvis du skriver inn et telefonnummer med komma, punktum, parentes, eller andre ikke-numeriske tegn, deretter telefonnummeret er ansett som en tekstoppføring. Hvis du formaterer cellene som telefonnumre (dialogboksen Formater celler | kategorien Number | Spesial | telefonnummer), deretter telefonnummeret er ansett som et tall og formatert for visning av Excel.

Hvis dine telefonnumre er å legge inn tekst, og deretter bruke disse trinnene for å bruke den ønskede betinget formatering:

  1. Velg de cellene som inneholder telefonnumre. (For ordens skyld dette eksempelet, antar jeg at den første cellen du velger er A3.)
  2. Med kategorien Hjem på båndet vises, klikker du på Betinget formatering alternativet i Stiler-gruppen. Excel viser en palett av opsjoner knyttet til betinget formatering.
  3. Klikk på Ny regel. Excel viser den nye dialogboksen for formatering regel-boksen.
  4. I Velg en regel Type område på toppen av dialogboksen, velger Bruk en formel for å bestemme hvilke celler for å formatere. (Se figur 1)

    Betinget formatering for Errant Telefonnumre

    Figur 1. New Formatering dialog regel-boksen.

  5. I Formater Verdier Hvor denne formelen er sann skriver du inn følgende formel, erstatte A3 med adressen til den aktive cellen er valgt i trinn 1:

    = VENSTRE (A3,3) <> "240"
  6. Klikk på Format for å vise dialogboksen Formater celler.
  7. Sette formateringsvalg for å markere de villfaren telefonnumre, som ønsket.
  8. Klikk OK for å avvise dialogboksen Formater celler. Formater du angav i trinn 7 skal nå vises i forhåndsvisningsområdet for regelen.
  9. Klikk på OK.

Disse tiltakene vil også fungere hvis telefonnumrene er numerisk, men det kan være lurt å bruke en annen tilnærming hvis telefonnumrene ble oppgitt som tall. Disse tiltakene vil fungere:

  1. Velg de cellene som inneholder telefonnumre. (For ordens skyld dette eksempelet, antar jeg at den første cellen du velger er A3.)
  2. Med kategorien Hjem av linjalen vises, klikker du på Betinget formatering alternativet i Stiler-gruppen. Excel viser en palett av opsjoner knyttet til betinget formatering.
  3. Klikk på Ny regel. Excel viser den nye dialogboksen for formatering regel-boksen.
  4. I boksen Velg en regel Type område på toppen av dialogboksen, velger du Format Bare celler som inneholder. Den venstre delen av regelen beskrivelse skal automatisk settes til celleverdien.
  5. Bruke neste nedtrekkslisten i regelen beskrivelsen for å velge Ikke Mellom.
  6. Still inn øvre og nedre grense på tilstanden til 2400000 og 2409999, henholdsvis. (Du har angitt at tilstanden er oppfylt dersom antallet er ikke mellom 2.400.000 og 2.409.999, som er utvalget av akseptable telefonnumre.) (Se figur 2.)

    Betinget formatering for Errant Telefonnumre

    Figur 2. Ny formatering dialog regel-boksen.

  7. Klikk på Format for å vise dialogboksen Formater celler.
  8. Sette formateringsvalg for å markere de villfaren telefonnumre, som ønsket.
  9. Klikk OK for å avvise dialogboksen Formater celler. Formater du angav i trinn 8 skal nå vises i forhåndsvisningsområdet for tilstanden.
  10. Klikk på OK.

Hvis du ønsker å konvertere tekst telefonnumre til tall telefonnumre, slik at du kan bruke denne siste metoden for betinget formatering, trenger du å "rydde opp" din liste med tall. Med andre ord, må du fjerne alle ikke-numeriske tegn fra telefonnumrene. Du kan gjøre dette ved hjelp av Finn og erstatt for å gjentatte ganger fjerne hver ikke-numeriske tegn, for eksempel komma, punktum, parentes, etc. Når telefonnumrene er ren, kan du formatere dem som telefonnumre (ved hjelp av Formater celler sekvens nevnt tidligere i dette tipset) og bruke betinget formatering bare beskrevet.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (6178) gjelder for Microsoft Excel 2007, 2010, og 2013. Du kan finne en versjon av dette tipset for den eldre menygrensesnittet av Excel her: Betinget formatering for Errant Telefonnumre.