Betinget formatering med importerte data fra Access

March 10  by Eliza

Cory er å ha et problem å få hans betinget formatering til å jobbe som ønsket med informasjon importeres til Excel fra Access. Dataene som blir importert på en bestemt kolonne kan enten være tekst (for eksempel "17 U") eller numerisk (eksempel 32). Betinget format sjekker for å se om verdien i cellen er større enn null, i hvilket tilfelle verdien er understreket. Dette vil ikke fungere ordentlig med de importerte data fordi ikke bare Excel behandle teksten (17 U) som tekst, men den behandler også det numeriske (32) som tekst. Dette er fornuftig, siden Excel behandler hele kolonnen som tekst stedet for å endre dataformat for hver celle i kolonnen.

Det er et par måter du kan fikse dette problemet. Det ene er å endre formelen du bruker i din betinget format. I stedet for å sjekke for å se om verdien er større enn null, bruker du følgende formel (satt den betingede sjekken til "Format er"):

= VERDI (E3)> 0

Denne formelen bruker VERDI-funksjonen for å sjekke hva som er i celle E3. Hvis innholdet er et tall, selv om det er formatert som tekst av Excel-så formelen returnerer Sann og betingelsen er oppfylt for formatering. Hvis innholdet i E3 egentlig er tekst (som i "17 U"), så formelen returnerer en #VERDI feil, som ikke oppfyller vilkåret og formatering brukes ikke.

En annen tilnærming er å tvinge Excel for å evaluere den innførte celler og konvertere dem til numeriske verdier, dersom det er hensiktsmessig. En enkel måte å gjøre dette på er som følger:

  1. Når du har importert dataene, velger du en tom celle fra en kolonne utenfor rekkevidden av de du nettopp importert.
  2. Trykk Ctrl + C. Dette kopierer innholdet i cellen (ingenting) til utklippstavlen.
  3. Velg cellene som du vil ha evaluert av Excel. For eksempel, velger du kolonnen som inneholder tekstverdiene og de numeriske verdiene som er formatert som tekst.
  4. Velg Lim inn fra Rediger-menyen. Excel viser dialogboksen Lim inn. (Se figur 1)

    Betinget formatering med importerte data fra Access

    Figur 1. dialogboksen Lim inn.

  5. Klikk på Legg til radio-knappen.
  6. Klikk på OK.

Hva du har gjort var å "legge" innholdet i utklippstavlen til alle cellene du valgte i trinn 3. Hvis cellene inneholdt ekte tekst, så ingenting skjedde med disse cellene; de er de samme, og er fortsatt behandlet som tekst. Hvis cellene inneholdt en numerisk verdi, deretter Excel behandler det som et tall, og legger til null til det. Denne verdi, som en numerisk, avsettes tilbake i cellen, og behandlet som et reelt tall. Dette betyr at den betingede formater test som du tidligere har satt opp skal fungere helt fint på disse cellene, siden de ikke lenger behandles som tekst.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (2418) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: Betinget formatering med importerte data fra Access.