Bli kvitt Alle Rader Unntatt den ene for den nyeste dato

Gary bruker et Excel-regneark for å opprettholde av listen over anlegg som hans selskap inspiserer, sammen med datoene for alle de tidligere inspeksjoner av disse fasiliteter. Dette resulterer i flere rader for hvert anlegg, én rad per inspeksjon. Gary må slette alle radene for hvert anlegg med unntak av den siste inspeksjonstidspunktet. Resultatet ville være en rad per anlegg, viser den siste inspeksjonstidspunktet.

Kanskje den enkleste måten å gjøre dette på er å bruke Excel fjerne duplikat verktøy. Å bruke verktøyet for dette formålet, gjør du følgende:

1. Velg en celle innenfor dine data.
2. Vise kategorien Data om bånd.
3. Klikk på Sorter verktøyet. Excel viser dialogboksen Sorter boksen.
4. Ved hjelp av kontrollene i dialogboksen, indikerer at du ønsker å sortere først ved anlegget (A til Z eller minste til største, avhengig av hva som er aktuelt) og deretter ved inspeksjon dato (nyeste til eldste). (Se figur 1)
   
   
   

   Figur 1. Sorter dialogboksen.

5. Klikk OK for å faktisk sortere dataene.
6. Med kategorien Data av båndet fortsatt synlig, klikker du fjerne duplikater verktøy i Dataverktøy-gruppen. Excel viser fjerne duplikater dialogboksen.
7. Sørg for at det eneste feltet som er valgt i dialogboksen er den som inneholder anlegget. (Se figur 2)
   
   
   

   Figur 2. Fjern duplikater dialogboksen.

8. Klikk på OK. Excel fjerner duplikater og etterlater bare de poster som inneholder den nyeste (siste) inspeksjon dato.

Forstå at hvis du følger disse trinnene det er ødeleggende for din data når fullført, den eldre data er helt fjernet fra regnearket. Dermed, hvis du ønsker å opprettholde den eldre informasjon for historiske formål, kan det være lurt å utføre trinnene på en kopi av dine data.

Selvfølgelig kan du også bruke en annen tilnærming som opprettholder den opprinnelige data og slett trekker ut den informasjonen som representerer de nyeste inspeksjons datoer. Anta, i forbindelse med dette eksempelet, at dataene er i kolonner A: C, med A som inneholder anlegget, B inneholder inspeksjon dato, og C inneholder vurdering oppnådd på denne datoen. Videre inneholder den første raden av dine data overskrifter (Facility, inspisert, og vurdering). Et sted til høyre for din data-atskilt med minst en tom kolonne-plass et annet sett med identiske overskrifter. (For dette eksempelet vil jeg anta at disse vises kolonner E:. G)

I den første kolonnen plassere en unik liste over lokalene. I celle F2 plassere følgende formel:

= MAX (($ A $ 2: $ A $ 123 = E2) * $ B $ 2: $ B $ 123)

Du kan erstatte de to nedre range referanser ($ A $ 123 og $ B $ 123) med det nedre området er hensiktsmessig for dine data. Også, må du legge inn dette som en matriseformel, som betyr at du trykker Ctrl + Shift + Enter for å legge den til celle F2.

Resultatet i celle F2 vil være et tall, som faktisk er en dato. (Excel opprettholder datoer internt som tall.) For å få F2 for å se ut som en dato, bare bruke et datoformat til cellen.

I celle G2 plassere følgende formel:

= SUMMER.HVIS.SETT ($ C $ 2: $ C $ 123, $ A $ 2: $ A $ 123, E2, $ B $ 2: $ B $ 123, F2)

Igjen, kan det nedre området referanser erstattes med hva referansen er passende for dine data. Dette er ikke en matriseformel, slik at du kan bare trykke Enter for å sette den i celle G2.

Nå kopierer celler F2: G2 ned så mange rader som passer for dine anlegg. Hva du ender opp med er en dynamisk liste over de nyeste inspeksjonsresultater for hvert anlegg. (Se figur 3.) Når du legger til mer data til inspeksjon listen, er din "resultattabell" oppdatert for å alltid vise de nyeste inspeksjonsresultatene.

Figur 3. En dynamisk liste over de nyeste inspecition resultater.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (13125) gjelder for Microsoft Excel 2007, 2010, og 2013.