Bruke Data Validation

January 7  by Eliza

Et av verktøyene som følger med Excel kan du sikre at dataene i arbeidsboken er innenfor bestemte grenser, og derfor av en høyere kvalitet enn ukontrollert data. Dette verktøyet er referert til som datavalidering, og det lar deg sette grensene som gjelder for dine data.

For eksempel, la oss anta at du oppretter en enkel regneark til å beregne den fremtidige verdien av en sum, og at for å kunne gjøre det, må du input fra brukeren (vanlig innskudd, rente, og måneder). Det kan være lurt å plassere begrensninger på informasjon som kan brukes i regnearket. For eksempel, kan det være lurt å sørge for at brukeren alltid kommer en rente mellom 2,5% og 25%. Følg denne fremgangsmåten:

  1. Merk cellen hvor brukeren angir renten.
  2. Velg Validering alternativ fra Data-menyen. Excel viser datavalidering dialogboksen. (Se figur 1)

    Bruke Data Validation

    Figur 1. datavalidering dialogboksen.

  3. Bruke Tillat rullegardinlisten til å angi hvilken type nummer du vil tillate. I dette tilfellet velger Desimaler alternativet, noe som indikerer at du vil at brukeren skal kunne legge inn en desimal verdi. Dialogboksen endrer litt slik at du kan angi hvilken type data som skal skrives inn.
  4. Bruke Data rullegardinlisten til å angi hvordan du vil at informasjonen brukeren går inn for å bli sammenlignet i din valideringsregel. Du kan velge innstillinger som "mellom" og "større enn". I dette tilfellet, bør du velge "mellom", siden du ønsker å angi et område for renten.
  5. Angi et minimum og maksimum akseptabel verdi for cellen. I tilfelle av dette eksempelet, skal minimum være 0,025 (som også kan legges inn som = 2,5%) og maksimalt bør være 0,25 (som kan legges inn som = 25%).
  6. Klikk på OK-knappen.

Effektivt, har du satt en valideringsregel som sier "godta noen desimal verdi som er mellom 2,5% og 25%." Hvis brukeren prøver å legge til informasjon i den cellen som er utenfor intervallet du har angitt, blir de varslet om at de har gjort en feil og en annen verdi må oppgis.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (2853) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: Bruke Data Validation.