Bruke flere referanser til en enkelt kommentar

October 17  by Eliza

Gabriel bruker Word Kommentar funksjon for å legge til kommentarer i dokumenter han redigeringer. Han spurte om det er en måte å legge til en kommentar en eneste gang og gi flere referanser til det eneste kommentar. Dessverre er det ingen egenverdi måte å gjøre dette ved hjelp av Word Kommentar funksjonen. Det er noen måter du kan nærme seg problemet, men, som kan gi det ønskede resultat.

Hvis ditt ønske er å begrense ordgyteri i kommentarfeltet område av Word, kan du manuelt nummerere dine egne kommentarer og deretter referere dem. Du vet at Word tall kommentarer automatisk, men når du faktisk setter inn en kommentar kan du først skrive en kommentar identifikator, for eksempel "Kommentar 1," "C1" eller "# 1". Så, gå videre og skriv din lange kommentar. På senere punkter i dokumentet, når du ønsker å referere til den samme lange kommentaren, setter du inn en kommentar på vanlig måte, men da i kommentarfeltet selv si "Se Kommentar 1" eller "Se C1." Dette fjerner behovet for å skrive inn den opprinnelige lange kommentaren, gir en referanse til leseren, og gir dem en ikke-endring kommentar nummer til referanse.

En annen mulig løsning er definitivt low-tech og bruker Word highlighter funksjonen. Hvis du har et begrenset antall "standard" forklarende kommentarer du bruker i redigering av dokumenter, kan du legge til en "legende" i begynnelsen av et dokument som knytter forklaringen til en spesifikk merkepenn farge. Deretter, når den kommentaren er aktuelt for en del av teksten, markerer det stykke tekst med samme merkepenn farge. For eksempel kan du markere alle forekomster av passiv stemme restrukturering med grønne merkepenn, og alle forekomster av eiendomspronomen / flertall forvirring med lilla merkepenn.

Den endelige mulig tilnærming innebærer bruk av bokmerker og hyperkoblinger, sammen med kommentarer. Du kan prøve ut disse trinnene:

  1. Sett inn den første kommentaren som du ønsker å senere kryssreferanse. Word kan du skrive kommentaren.
  2. Velg teksten i en kommentar at du har kommet hjem. (Ikke kommentaren mark i dokumentet, men selve teksten i en kommentar.)
  3. Velg bokmerke alternativ fra menyen Sett inn. Word viser bokmerke dialogboksen. (Se figur 1)

    Bruke flere referanser til en enkelt kommentar

    Figur 1. Mark dialogboksen.

  4. Gi et navn som du vil bruke til å referere til denne kommentaren. For eksempel kan C1 se i første kommentaren bokmerke.
  5. I dokumentet, plasserer du markøren der du ønsker å opprette en kryssreferanse til kommentaren du opprettet i trinn 1.
  6. Velg link fra Sett inn-menyen, eller trykk Ctrl + K. Word viser Sett inn link dialogboksen. (Se figur 2)

    Bruke flere referanser til en enkelt kommentar

    Figur 2. Sett inn link dialogboksen.

  7. Klikk på bokmerke-knappen. Word viser dialogboksen Velg plassering i dokument.
  8. I dialogboksen velger du bokmerkenavnet du brukte i trinn 4 og klikk på OK. Word lukkes Velg plassering i dialogboksen Dokument boksen og fyller ut litt informasjon i Sett inn link dialogboksen.
  9. I teksten som skal vises boksen, angir teksten du vil ha brukt for kryssreferanse.
  10. Klikk på OK. Word setter inn en hyperkobling til din opprinnelige kommentar.

Med hyperkoblingen på plass, kan noen klikker på hyperkoblingen, og de blir tatt direkte til kommentar teksten du anga i trinn 2.

Hvis du finner ut at du skal bruke den samme kommentaren kryssreferanse om og om igjen, kan du opprette en Autotext-oppføring som bruker hyperkobling. Følg denne fremgangsmåten:

  1. Velg den faktiske hyperkobling du nettopp opprettet.
  2. Trykk Alt + F3 for å vise Lag Autotekst dialogboksen. (Se figur 3)

    Bruke flere referanser til en enkelt kommentar

    Figur 3. Lag Autotekst dialogboksen.

  3. Skriv inn et navn for Autotext-oppføringen, for eksempel C1.
  4. Klikk på OK for å faktisk lage Autotext-oppføringen.

Nå, når du senere ønsker å referere til den opprinnelige kommentaren, skriver Auto navn og trykk F3. Hyperkoblingen automatisk legges til i dokumentet, og du kan fortsette å redigere som du normalt ville.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (1632) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Word (Word 2007 og senere) her: Bruke flere referanser til en enkelt kommentar.