Bruke flette til Komplett Dokumenter

April 16  by Eliza

Word utskriftsfletting funksjonen er oftest brukt til å lage det som pleide å bli kalt "standardbrev" eller for å lage etiketter fra en liste over enkelte deler av data. En annen bruk for utskriftsfletting, derimot, er å bruke den til å bidra til å skape komplette dokumenter fra en gruppe av individuelle stykker. Du kan bruke utskriftsfletting til å enkelt fullstandarddokumenter som har veldefinerte elementer som må endres hver gang dokumentet er sammensatt.

Over tid kan du utvikle kildedokumenter til bruk med din virksomhet. For eksempel, hvis din virksomhet innebærer eiendom planlegging, kan du utvikle dokumenter som omhandler krefter avtale, helsetjenester direktiver, tillit avtaler, testamenter, eiendoms gjerninger osv Hvert dokument kan ha mange av de samme elementene: Navn på partiene (for eksempel som skapere dokument, stønadsmottakere og tillits), datoer, adresser (fylker, byer, gater, stater, postnumre), kjønn etc. Siden disse elementene er vanlig, virker det logisk å plassere flettefelt i disse stedene i dokumentene der de felles elementer er nødvendige.

Du kan deretter opprette en data input-fil som består av et Word-tabell med de nærmere for hver klient. Denne informasjonen kan enkelt sette på en CD og holdt i en klients mappe. En makro, initiert av enkle, lette å huske tastekombinasjoner, kan deretter brukes til å lage den endelige flettede dokumentet.

Fordelen er at en tilnærming som dette lar deg lage hele sett med dokumenter på kort tid. Ved å bruke utskriftsfletting på denne måten, kan du lage akkurat det du trenger svært raskt. For eksempel, hvis du var (igjen) i eiendom planlegging virksomhet, kan du være i stand til å lage en ganske lang død skatt effektiv tillit avtalen, en eller flere testamenter, krefter avtale, sett med helsevesenet direktiver, lister over instruksjoner og prøve brev og andre relaterte dokumenter i mindre som en halvtime.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (10970) gjelder for Microsoft Word 2007 og 2010. Du kan finne en versjon av dette tipset for den eldre menygrensesnittet i Word her: Bruke utskriftsfletting til Komplett dokumenter.