Endre informasjon i flere dokumenter

August 1  by Eliza

Når du bruker Word, dag inn og dag ut, har du en tendens til å samle masse og masse dokumenter. Hvis disse dokumenter er anvendt for en standard formål, er det ikke uvanlig at dokumenter å inneholde noe av den samme informasjon.

For eksempel kan du ha dokumenter som inneholder historier som du sender til ulike aviser og magasiner. Mens de individuelle historiene kan være forskjellig, kan hvert dokument inneholde ditt navn og kontaktinformasjon. Hvis kontaktinformasjonen endres, eller hvis du bestemmer deg for å bruke en annen stavemåte for navnet ditt, kan du lengter etter en måte å gjøre en universell forandring til alle dokumenter på en gang.

Dessverre, Word inkluderer ikke denne typen evne. Alternativene er enten å stole på en tredjepartsløsning eller skriv din egen makro å gjøre endringene. Det finnes en rekke tredjepartsprogrammer som tilbyr den type søk-og-erstatt-funksjonen er nødvendig når du arbeider med flere dokumenter. Følgende er bare noen av de som er foreslått av WordTips abonnenter:

  • MegaReplacer (http://www.editorium.com/14843.htm)
  • WordFisher (http://www.wordfisher.com/wf4.htm)
  • Word Søk og erstatt (http://www.funduc.com/search_replace.htm)
  • Rapid Søk og erstatt (http://www.inforapid.com/html/searchreplace.htm)
  • Avansert søk og erstatt (http://www.abacre.com/afr/)

Word utvikleren Malcom Smith har også laget en makro som skal utføre søk og erstatter over kataloger. Hvis du ønsker å se den, kan du besøke http://www.dragondrop.com. Bare klikk Søk og erstatt for Word link, på høyre side av siden.

Hvis du ikke har noe imot å bruke dine egne makroer, viser følgende teknikker som ligger i stepping gjennom dokumentene i en bestemt mappe.

Public Sub MassReplace ()
Med Application.FileSearch
.LookIn = "C: \" 'hvor du skal søke
.SearchSubFolders = True 'søke undermappene
.FileName = "* .doc" 'File mønster å matche

'Hvis mer enn én kamp, ​​utføre følgende kode
Hvis .Execute ()> 0 Then
'For hver fil du finne, kjøre denne sløyfen
For i = 1 Til .FoundFiles.Count
'Åpne filen basert på sin indeksposisjonen
Documents.Open Filename: = FoundFiles (i).

"Søk og erstatt den adresse
selection.Find.ClearFormatting
selection.Find.Replacement.ClearFormatting
Med selection.Find
.Text = "OldAddress"
.MatchCase = True
.Replacement.Text = "NewAddress"
Avslutt med
selection.Find.Execute Erstatt: = wdReplaceAll

"Bytt e-post adresse
Med selection.Find
.Text = "OLDEMAIL"
.Replacement.Text = "NEWEMAIL"
Avslutt med
selection.Find.Execute Erstatt: = wdReplaceAll

'Lagre og lukke gjeldende dokument
ActiveDocument.Close wdSaveChanges
Neste jeg
Else
'Hvis systemet ikke finner noen filer
'Med .doc forlengelse
MsgBox "Ingen filer funnet."
End If
Avslutt med
End Sub

Denne makroen er ganske kraftig, og det gjør at du kan ikke bare endre en gateadresse, men også din e-post adresse. Alt du trenger å gjøre er å gjøre endringer for å spesifisere hvilken katalog og kjøre til bruk i søket, samt hva den gamle og ny informasjon er. Endre .Lookin parameter tidlig i makroen for å indikere hvor makroen skal søke; sørg for at du bruker en full bane. Så, innen hoveddelen av makroen, oppdatere .Text og .Replacement.Text parametere for å gjenspeile hva du søker etter og erstatte med.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (3783) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003.