Endre Label Printing Order

July 26  by Eliza

Ordet gir et stort utvalg av etiketter med som fungerer det ganske bra. Når du gjør en utskriftsfletting, kan du ha dine data automatisk formatert til å skrive ut på noen av etikettene som Word støtter. Når du gjør flettingen, fyller Word etikettene fra venstre til høyre og fra topp til bunn. For eksempel, hvis du skriver ut på etiketter som er tre tvers, deretter Word plasserer dataene i de tre etikettene i første rad før han flyttet til den andre.

Hva hvis du vil i hvilken rekkefølge etikettene er fylt til å være annerledes, men? For eksempel, hva hvis du ønsker den første kolonnen av etiketter fylt ut (øverst til nederst) før Word inntektene til den andre kolonnen? Det er ingen innstilling eller funksjon i Word som lar deg spesifisere en "fill orden" for etiketter i en utskriftsfletting. Det er et par måter å håndtere denne situasjonen, men.

Først av alt, kan du starte med datakilden og slett endre rekkefølgen på informasjonen i datakilden. Hvis datakilden er en Word tabell eller en Excel-arbeidsbok, er dette ganske enkelt. Hvis du bruker Access som en datakilde eller hvis antall poster i datakilden er svært stort, kan deretter forfølge denne løsningen være upraktisk, kjedelig, eller umulig.

En annen mulig løsning er å gjenoppbygge dokumentet du fletter etikettene manuelt. Når du velger å ha Word lage flettedokumentet, og du fortelle Word at du skriver til etiketter, deretter Word lager en tabell som representerer utseendet på etikettene på den utskrevne siden. Denne tabellen blir deretter fylt ut ved bruk av informasjon fra datakilden. Hvis du er dyktig på dokumentet formatering og lage en tabell, kan du endre flettedokumentet. I stedet for å stole på bordet som Word setter opp, kan du sette opp din egen tabell i et dokument med flere kolonner.

For eksempel, la oss si at du ønsker å skrive ut på standard tre-tvers adresse etiketter. Normalt Word lager en tabell som er tre kolonner bred med ti rader dype. Du kan gjøre i hovedsak det samme ved hjelp av Kolonner alternativ fra Format-menyen for å opprette tre kolonner på siden din. (Disse er ikke tabellkolonner huske, men side kolonner.) Deretter oppretter du en tabell som er én kolonne bred og tretti rader dyp. Tabellen vil vikle innenfor sidesøyler, og bør forbli på en enkelt side. Hvis du justerer tabellcellene til riktig størrelse og satt på sidekolonnene til riktig bredde, vil etikettene bli slått sammen og skrives ut fra topp til bunn og fra venstre til høyre, akkurat som ønsket.

En enklere måte å oppnå denne løsningen (i stedet for å starte med et dokument fra scratch) er å følge disse generelle trinnene:

  1. Lag en utskriftsflettingsdokument for etikettene dine, som du normalt ville. Ikke slå sammen data; bare lage flettedokumentet.
  2. Velg alle kolonnene i tabellen unntatt den første. For eksempel, hvis tabellen Word opprettet for etikettene har tre kolonner, velger de andre og tredje kolonne.
  3. Slette kolonner. Du skal nå ha en tabell bare en enkelt kolonne venstre med.
  4. Velg kolonner fra Format-menyen og angi hvor mange kolonner du vil ha som siden din. (Pass på at du setter avstanden mellom kolonnene for å være ganske liten.)
  5. Velg den andre raden i tabellen og trykk Ctrl + C. Dette kopierer rad til utklippstavlen.
  6. Trykk Ctrl + V for å lime inn rad. Fortsett å trykke Ctrl + V for å lime inn flere rader før du har en hel side med etiketter.

Ved å følge disse trinnene, er det eneste du skulle ha behov for å gjøre justere avstanden mellom kolonner for å få etikettene til å skrive ut på riktig horisontal intervall på siden.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (1534) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Word (Word 2007 og senere) her: Endre Label Printing Order.