Erkjennelsen en Header Row når sortering

June 10  by Eliza

Det er du kan sortere informasjon i Excel to måter: ved hjelp av Sorter stigende og synkende verktøy på verktøylinjen eller ved hjelp av dialogboksen Sorter boksen. Bruke verktøylinjen verktøyene lar deg gjøre den slags raskere, men Excel gjør noen forutsetninger i prosessen.

Først foruts Excel som du ønsker å sortere bare av kolonnen av hva cellen du har valgt. Hvis du ønsker å utføre sekundære og tertiære sorterer på mer enn én kolonne (eller rad), må du bruke dialogboksen Sorter boksen.

Den andre forutsetningen påvirker nøyaktig hva Excel sorterer. Hvis du har en enkelt celle valgt, utvider Excel utvalget å velge et område (mye som å trykke Ctrl + Shift + 8) avgrenset av en eller flere tomme kolonner og rader. Den undersøker deretter første rad i det valgte området for å finne ut om den inneholder header informasjon eller ikke.

Det er der sortering med meny verktøy kan bli kinkig-din header (forutsatt at du har en) må oppfylle noen ganske strenge retningslinjer for for Excel å anerkjenne det som en overskrift. For eksempel, hvis det er noen tomme celler i overskriftsraden, kan Excel tror det er ikke en overskrift. Likeledes, hvis overskriftsraden er formatert det samme som de andre radene i dataområdet, så det kan ikke gjenkjenne den. I tillegg, hvis datatabellen består utelukkende av tekst og din header rad inneholder noe annet enn tekst, Excel vil-nesten hele tiden-ikke klarer å gjenkjenne overskriftsraden. (The rad ser ut akkurat som en annen data rad til Excel.)

Bare etter å ha valgt utvalg og avgjøre om det er en header rad vil Excel gjøre selve sorteringen. Hvor fornøyd er du med resultatene avhenger av om Excel fikk både områdevalg og overskriftsraden besluttsomhet høyre. For eksempel, hvis Excel tror ikke du har en header rad, og du gjør det, så din header er sortert i kroppen av data; Dette er vanligvis en dårlig ting.

Å sørge for at dataområdet er anerkjent på riktig måte, bruker du Ctrl + Shift + 8 snarvei for å se hva Excel velger; dette er hva som vil bli sortert. Hvis det ikke samsvarer med dine forventninger, så må du enten endre karakteren av dataene i tabellen, eller du må velge dataområdet før du bruker dialogboksen Sorter boksen.

Å sørge for at overskriften din gjenkjennes riktig, bruker du Ctrl + Shift + 8 snarvei for å velge dataområdet, og deretter se på første rad. Hvis din header har tomme celler blant dem som er valgt i den første raden, eller den første raden er formatert akkurat som den andre raden, eller du har mer enn én header rad valgt, deretter Excel forutsetter at du har ingen overskriftsraden i det hele tatt. For å rette opp dette, gjøre endringer i din header rad for å sørge for at det er anerkjent riktig av Excel.

Endelig kunne alle spill av hvis datatabellen bruker multi-radoverskriftene. Excel har en hard tid å gjenkjenne dem. Du sammensatte problemet når du forventer det å inkludere tomme rader i at header; det kan bare ikke gjøre det automatisk. Du kan imidlertid bare velge alle radene du vil sortere, før du gjør slikt. Med andre ord, være konkret i hva du vil Excel å sortere; ikke la Excel gjør forutsetningene for deg.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (2586) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: Erkjennelsen en Header Row når sortering.