Fikse Odd Sorting Behavior

June 18  by Eliza

Michael kjører en karaoke selskap og bruker Excel til å lage sine sangbøker. Regnearket inneholder tre kolonner for sangnummer, sangtittel og artist. Michael går inn merkelig oppførsel når sortering sangen bok av enten artist eller tittel.

For eksempel, når han sorterer etter artist gruppen 311 vil komme opp i to forskjellige spots-fire av sangene deres er plassert rett etter at bandet 112 og før 702, og deretter den fikser resten rett etter tre hjerter og før 38 Special. Deretter, når du sorterer etter sang, George Strait sang "Riktig" ender alltid opp som siste sang i listen.

Dette åpenbart ikke er ønsker Michael ønsker å se skje når sortering. Grunnen til at det skjer, er imidlertid på grunn av den måten Excel tolker informasjonen i hver celle. Når du skriver inn informasjon i en celle, forsøker Excel å analysere denne informasjonen og finne ut om det er et tall, en dato eller tekst. Det bare så skjer at Excel er "gjetter galt" når det kommer til noen gruppe og sangtitler.

Når du går inn i gruppen 311, anser Excel som et tall, så det behandler det som et nummer. Tilsvarende når du går inn i sangtittelen «True», Excel anser som en boolsk verdi-tall. (Det ville gjøre det samme hvis du hadde en sang som heter "False".)

Når du utfører en slags, Excel første sorterer etter datatype og deretter innen datatypen. 112 og 702 er tall. 3 av hjerter og 38 Special er tekst fordi de ikke består av bare tall. Ved sortering etter artist, gruppen 311 dukker opp i to forskjellige steder fordi gruppenavnet, analyseres av Excel i noen tilfeller som et tall, og i andre tilfeller som tekst.

For å forstå hvordan å korrigere merkelig oppførsel, er det viktig å forstå at atferden er ikke veldig merkelig; det er logikken Excel bruker. Hvis du vil ha forskjellige resultater, må du jobbe med dine data for å sikre at det ikke er analysert feil av Excel.

Først, hvis du sortere i stigende rekkefølge, verdiene i cellene vil bli sortert i disse datatypene:

  • Tallene i stigende verdi (1, 2, 3 osv)
  • Teksten i alfabetisk rekkefølge (a, b, c, osv). Hvis teksten begynner med et tall (som i 38 Special), deretter 3, som tekst, vises før ABC.
  • Logiske verdier (usann eller sann)
  • Feil verdier (# DIV / 0 !, # N / A, etc.)
  • Blanks

Hvis du vil sortere i synkende rekkefølge, så rekkefølgen er motsatt av det som er vist her, bortsett fra at blanks fortsatt fremstå som den siste datatype sortert.

Du kan bedre se datatypene som Excel tildeler til ulike celler ved å fjerne noe eksplisitt justering i cellene. Som standard tekstverdiene er venstrejustert, tall høyrejustert, og boolske og feilverdier sentrert.

Å få ting til å sortere slik du vil, du trenger bare å sørge for at alle cellene i en kolonne inneholder samme type data. I tilfelle av både artist og sangtittel, ville dette være tekst. I cellene blir sortert som tall (som 311), redigere cellen til å plassere en apostrof før første siffer i nummeret. Dette forteller Excel du vil cellens verdi behandles som tekst. Du kan også gjøre det samme med «True".

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (3362) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: Fikse Odd Sorting Behavior.