Filtrering for kommentarer

Robert har et regneark som har kommentarer som inngår i ulike steder. Han lurer på om det er mulig å filtrere radene i en datatabell slik at bare de radene som inkluderer kommentarer i en bestemt kolonne vil bli vist.

Filtrering evner av Excel gir ikke en slik måte at du automatisk kan se på tilstedeværelsen av kommentarer, men det er et par måter du kan nærme seg en løsning. En mulig løsning er å følge disse generelle trinnene:

1. Lag en kopi av kolonnen som inneholder kommentarer som skal filtreres.
2. Velg duplikat kolonne.
3. Trykk F5 for å vise Gå til fanen Søk og erstatt dialogboksen.
4. Klikk Special. Excel viser Gå til Special dialogboksen.
5. Klikk Kommentarer radioknappen og trykk på Enter. Bare de celler som inneholder kommentarer er valgt.
6. Skrive inn et tall, tegn eller setning som ikke allerede er til stede i kolonnen.
7. Trykk Ctrl + Enter. Alle de valgte cellene (de med kommentarer) skal nå inneholde det du skrev inn i trinn 6.
8. Bruk Autofilter for å vise bare de radene som inneholder det du skrev inn i trinn 6.

Hvis du foretrekker det, kan du opprette en brukerdefinert funksjon som vil gi deg beskjed hvis en bestemt celle har en kommentar knyttet til den. Følgende er en enkel måte å gjøre en slik beslutning:

Funksjon CellHasComment (c Som Range)
Application.Volatile Sann
CellHasComment = Ikke c.Comment Er Ingenting
End Function

Nå kan du bruke en formel for eksempel følgende i et regneark:

= CellHasComment (B2)

Når formelen er henrettet, går det enten sant eller usant, avhengig av om celle B2 har en kommentar eller ikke. Du kan deretter bruke Excel filtrering evner å vise bare de radene som har en sann returneres av formelen.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (3508) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: Filtrering for kommentarer.