Fire viktige spørsmål å spørre om organisasjons Detalj

Bestemme hvor mye detaljer du trenger i en WBS struktur (WBS) er ikke en triviell oppgave. Som prosjektleder, vil du beskrive ditt arbeid tilstrekkelig detaljert til å støtte nøyaktig planlegging og meningsfull sporing. Men fordelene med denne detaljen må rettferdiggjøre den ekstra tiden du bruker utvikle og vedlikeholde dine planer og rapportering din fremgang.

Stille følgende fire spørsmål om hver WBS komponent kan hjelpe deg å avgjøre om du har definert det i nok detalj:

• Trenger du to eller flere mellom leveranser for å produsere denne leveransen?
• Kan du nøyaktig anslå de ressursene du trenger for å utføre arbeidet med å produsere denne leveransen? (Ressurser inkluderer personell, utstyr, råvarer, penger, fasiliteter, informasjon og så videre.)
• Kan du anslå hvor lang tid det vil ta å produsere denne leveransen?
• Hvis du har til å tildele arbeidet med å produsere denne leveransen til noen andre, er du sikker på at personen vil forstå nøyaktig hva du skal gjøre?

Hvis du svarer ja på det første spørsmålet eller nei til en av de tre andre, bryte ned leveransen til komponentene som er nødvendige for å produsere den.

Dine svar på disse spørsmålene avhenger av hvor kjent du er med arbeidet, hvor kritisk aktivitet er for å lykkes med prosjektet ditt, hva skjer hvis noe går galt, som du kan tildele til å utføre aktiviteten, hvor godt du kjenner denne personen, og så videre. Med andre ord, riktig detaljeringsnivå for din WBS avhenger av din dom.

Hvis du er litt urolig om å svare på disse fire spørsmålene, prøv dette enda enklere test: Subdivide din WBS komponent inn ytterligere leveranser hvis du tror en av følgende situasjoner gjelder:

• Komponenten vil ta mye lengre tid enn to kalenderår uker å fullføre.
• Komponenten vil kreve mye mer enn 80 timeverk å fullføre.

Husk at disse anslagene er bare retningslinjer. For eksempel, hvis du regner med det vil ta to uker og to dager til å utarbeide en rapport - du har sikkert gitt tilstrekkelig detalj. Men hvis du regne det vil ta to til tre måneder å fullføre kravene for det nye produktet, må du bryte leverbare ferdigstilte kravene i mer detalj fordi

• Erfaring har vist at det kan være så mange forskjellige tolkninger av det som skal skje i løpet av disse to til tre måneder at du ikke kan være sikker på at din tid og ressursanslag er riktige, og du kan ikke trygt tildele oppgaven til noen til utføre.
• Du ønsker ikke å vente to eller tre måneder for å bekrefte at arbeidet er i rute ved å bekrefte at en ønsket produkt er produsert i tide.