Flere Dokument Brukere

January 2  by Eliza

Det er ikke uvanlig for folk å jobbe sammen i "team" i dagens forretningsmiljø. I stedet for en enkelt person å være ansvarlig for en gitt oppgave, kan en gruppe mennesker belastet med sin fullført. Dette kan bety at du har et dokument som flere mennesker er ansvarlige. Med noen Office-programmer (for eksempel Excel), kan flere brukere dele samme dokument og arbeide med den på samme tid.

Word tillater ikke flere folk til å bruke den samme Word-dokument samtidig, siden endringer i den enkelte kan skape kaos med det endelige dokumentet. I stedet gir Word flere verktøy, tilgjengelig på fanen på båndet Review, som du kan bruke i et miljø med flere brukere å gjøre å samarbeide om et dokument bare litt enklere.

Den første av disse verktøy er referert til som Spor endringer. Dette verktøyet lar to ulike tilnærminger for å dokumentere redigering, hver med plusses og minuser. Den første tilnærming antar en serie progresjon av dokumentet. For tilfeller, har du ett eksemplar av dokumentet, og det gjør sin vei gjennom hvert medlem av teamet. Med Spor endringer er slått på, er hver persons endringer notert og kan enkelt anmeldt av personen i siste instans ansvarlig for dokumentet. Som person-en med hvem dokumentet opprinnelig startet og vil til slutt ende-bruker godta eller forkaste endringer har en anmeldelse av hver endring og vurdere om det bør aksepteres eller ikke.

Den andre tilnærmingen til å bruke Spor endringer verktøyet er å gi hvert medlem av teamet en kopi av dokumentet. De står fritt til å gjøre endringer, og de trenger ikke å gjøre det med Spor endringer slått på. Deretter samler den som er ansvarlig for å produsere det endelige dokumentet hver av de endrede dokumenter og "fusjonerer" dem ved hjelp av Sammenlign Dokumenter funksjonen. (Igjen, er denne funksjonen del av den samlede Spor endringer del av Word.) Sammenlign Dokumenter kombinerer to dokumenter, noe som resulterer i et dokument som viser forskjellene mellom de to. Når fusjonsprosessen er ferdig, med hver av gruppemedlemmenes dokumenter, da den ansvarlige personen kan igjen bruke akseptere eller avvise endringer har en anmeldelse av hver endring og bestemme sin aksept.

Hvis du bestemmer deg for å bruke Spor endringer funksjon i Word, og spesielt hvis du bestemmer deg for å bruke den første tilnærmingen, kan det være lurt å bruke kommentarfunksjonen til å tillate gruppemedlemmer til å sette inn sine kommentarer i dokumentet. Disse kommentarene bør ikke gjenspeiler de faktiske endringer i dokumentet (som bør gjøres for å selve dokumentet med Spor endringer slått på), men kan inneholde generelle kommentarer til hvorfor visse endringer ble gjort eller bare generelle kommentarer på dokumentutvikling. I praksis blir kommentarfunksjonen en måte for lagets medlemmer til å gi innspill til utviklingsprosessen. Teamet medlem i siste instans ansvarlig for dokumentet kan da lese kommentarer og løse eventuelle problemer som finnes der.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (13290) gjelder for Microsoft Word 2007, 2010, og 2013. Du kan finne en versjon av dette tipset for den eldre menygrensesnittet i Word her: Multiple Document Brukere.