Forberedelse for en virtuell presentasjon

December 15  by Eliza

Nøkkelen til en vellykket virtuell presentasjon er det samme som Nøkkelen til en vellykket ansikt-til-ansikt-presentasjon: forberedelse. Vurdere følgende retningslinjer for å sikre at du er klar for din virtuelle presentasjonen.

Å vite hvilke nonvirtual regler

Husk alltid at en virtuell presentasjon er fortsatt en presentasjon. Følgende grunnleggende regler for å gjøre en effektiv presentasjon gjelde:

  • Identifisere formålet for presentasjonen. Sørg for at du vet hvorfor du presenterer. Ingen ønsker å høre en presentasjon, virtuelt eller på annen måte, som ikke har noen reell hensikt. Identifisere formålet med presentasjonen er avgjørende for å vite hvordan du kan lage den og levere den.
  • Kjenner målgruppen. Finn ut så mye som mulig om målgruppen din. .
  • Organisere presentasjonen Velg et mønster som passer emnet. (For eksempel problem og løsning, fortid, nåtid og fremtid, teori og praksis, eller hva som fungerer). Sørg for at publikum lett kan følge meldingen. .
  • Skriv en innledning og avslutning. Bare fordi en presentasjon er virtuell betyr ikke at den ikke trenger en åpning og en nær. Innføringen har å forhåndsvise og lede inn i din tale. Konklusjonen må bryte det opp.
  • Gi materialer på forhånd. Dette gjør at publikum medlemmer til å bli kjent med saken på forhånd og få mer ut av dem. Du kan enkelt distribuere materiale via e-post. Vurdere å gi ut på følgende:

Agenda: Publikum ønsker å vite hva som vil skje og when.That er hensikten med en agenda. Så gi en. En agenda gjør det enklere for publikum å holde styr på presentasjonene.

Støttemateriell: Tilby støtte materialer som presentasjonsnotater og skisserer på forhånd hjelper også deltakerne få mer ut av presentasjonen. Disse kan sendes enkelt og billig via e-post.

PowerPoint-lysbilder: For presentasjonene på nettet, kan det være smartere å distribuere PowerPoint-lysbilder på forhånd heller enn å bruke PowerPoint under presentasjonen. .

Kontaktinformasjon: En liste over alle publikumsmedlemmenes navn, telefonnumre og e-postadresser bør fordeles slik at de kan nå hverandre i tilfelle av et teknisk problem.

  • Sjekk rommet (e). Det er standard råd til å se rommet i forkant av en presentasjon. Du ønsker å være sikker på at den dekker dine behov: Sjekk for å være sikker på at den har nok plass for folk som deltar i møtet, at rommet layout er som bidrar til diskusjon, og at utstyret du har tenkt å bruke er i orden. I tilfelle av en virtuell presentasjon, vil du ikke være i stand til å visuelt inspisere alle møterom, men sjekk for en som du skal presentere fra.

Vurderer unike faktorer

På grunn av forskjellene mellom virtuelle presentasjoner og ansikt-til-ansikt-presentasjoner, må du vurdere følgende spesielle forhold:

  • Timing: I motsetning til et personlig presentasjon, kan en virtuell presentasjon strekke seg over flere tidssoner. Du må ta hensyn til dette ved planlegging av presentasjonen. Hvis mulig, gi presentasjonen i normal arbeidstid for alle publikummere. Være klar over når publikum medlemmer på ulike steder vanligvis ta pauser eller spise måltider. Prøv å planlegge en presentasjon tidspunkt som passer for dem alle.

Hvis du har en regelmessig virtuelt møte (ukentlig, månedlig, og så videre) som inkluderer folk fra flere tidssoner, rotere starttidspunktet. På den måten, har ingen å stå opp tidlig eller være oppe sent hver gang.

  • Teknologi: Kontroller at alle publikummere har nødvendig utstyr for å motta din presentasjon, og at de vet hvordan de skal bruke den. Teste utstyret på forhånd. Deretter teste den igjen. Hvis utstyret ikke fungerer, gjør presentasjonen fungerer ikke. Ha en backup plan klar i tilfelle utstyr svikter under presentasjonen. (Vil du ringe alle? E-post alle? Rop ut av vinduet?) Hvis publikum medlemmer bruker en telefon for å få kontakt med andre, må de sørge for at linjen ikke har samtale venter-funksjonen eller at samtale venter er midlertidig utkoblet.
  • Utseende: Hvis du ser på skjermen via et web eller videokonferanse, så bør du vurdere hvordan ditt utseende vil påvirke din melding. Her er noen måter å forbedre elektronisk utseende:

• Bruk en konservativ antrekk som ikke trekker oppmerksomheten bort fra ansiktet.

• Bruk pastellfarger i stedet for lyse farger, fordi past kringkaste bedre.

• Unngå stripete, sjekket, eller mønstrede klær.

• Sørg for at klærne kontrast med bakgrunnsfarger.

• Bruk en solid-farge bakgrunnen.

Fjern objekter fra bakgrunnen, og kan distrahere publikum, for eksempel bilder, plakater og så videre.