Forstå PDF / A-format

May 7  by Eliza

Roy vet at i Word kan han lagrer en fil til PDF-format. Han nylig ble informert ved en føderal domstol at han måtte redde sine dokumenter i "PDF-en" format. Roy har ikke hørt om "PDF-en" format før dette møtet, så han lurer på om Word kan lagre dokumenter i "PDF-en" format og hvordan formatet er forskjellig fra den vanlige PDF-format.

Mest alle er kjent med standard PDF format. PDF-formatet (noen ganger bemerket som PDF-A eller, mer vanlig, som PDF / A) er en variant som er optimalisert for langtidslagring av dokumentene. I hovedsak har formatet alt innebygd i det, heller enn å la interne lenker til ekstern informasjon. I tillegg er noen objekter ikke engang lov i en PDF / A dokument i det hele tatt. De kan ikke inneholde følgende:

  • Lyd- eller videoinnhold
  • Javascript eller kjørbare filer (eller linker til eksterne kjørbare filer)
  • Kryptering av enhver type
  • Innebygde filer, for eksempel andre PDF-filer
  • Gjennomsiktige objekter (grafikk) og lag

Formålet til disse begrensningene er å sørge for at PDF / A filen inneholder alt i seg selv som er nødvendig for å fullt vise filinnholdet på ethvert tidspunkt i fremtiden, uavhengig av hvordan teknologien kan endre seg. Ytterligere informasjon om PDF / A-standarden kan finnes i en rekke steder, blant annet Wikipedia:

http://en.wikipedia.org/wiki/PDF/A

Den definitive sted for informasjon om PDF / A kan bli funnet på PDF / A Competence Center:

http://www.pdfa.org/

Som standard lagrer Word-dokumenter i vanlig PDF-format. Hvis du ønsker å tvinge Word til å lagre i PDF / A-format, kan du følge disse trinnene:

  1. Trykk F12 for å vise dialogboksen Lagre som.
  2. Klikk på pil ned ved siden av Lagre som type rullegardinlisten og velge PDF som filtype.
  3. Klikk på Valg-knappen. Word viser dialogboksen Alternativer.
  4. Kontroller at ISO 19005-1 kompatibel (PDF / A) er merket.
  5. Klikk OK for å lukke dialogboksen Alternativer.
  6. Skriv inn et navn for PDF / A-filen i Filnavn-boksen.
  7. Klikk på Lagre.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (10728) gjelder for Microsoft Word 2007 og 2010.