Gjennomføring Effektiv forretningsmøter

November 21  by Eliza

Hver virksomhet, om den har to ansatte eller 2000, har møter som en vanlig del av å få ting gjort. Selv om de ansatte kan kommunisere med hverandre i en organisasjon på mange forskjellige måter, forretningsmøter - hvis de blir gjennomført på riktig måte - kan være utrolig effektiv og effektiv.

Møter er ikke bare en av de viktigste måtene for ansatte å kommunisere innen organisasjoner, men de er også slik at lagene får arbeidet gjort. Selv om enkelte gruppemedlemmene arbeider med oppgaver utenfor møter, teammøter gi medlemmene mulighet til å komme sammen for å avgjøre lagets mål, sine planer for å oppnå sine mål, og hvem som skal gjøre hva - og når.

Ta en nærmere titt på hva som får møter og finne ut hvordan man skal utføre bedre forretningsmøter.

Den gode nyheten (og dårlige) om møter

Vi har alle opplevd mer enn vår andel av både gode og dårlige møter. Hva gjør noen møter veldig bra, mens andre er bare de gropene?

Ansatte nytte på flere måter når et møte er veldrevet. Her er den gode nyheten om forretningsmøter som faller i denne kategorien:

  • Møtene gir.
  • Møter er en fin måte å kommunisere.
  • Møter utvikle arbeid ferdigheter og lederskap.
  • Møtene moral øker.

Dessverre møter er utsatt for å falle inn nonproductive fallgruvene. Her er den negative siden av møter:

  • Møter kan ikke ha fokus.
  • Selskaper har for mange møter.
  • Deltakere kan være uforberedt.
  • Mest møtetidspunkt er bortkastet.

Selv om dette dårlige nyheter kan virke dyster, er det håp. For hver av disse problemene, og for de mange andre typer problemer som ofte plager forretningsmøter, løsninger er tilgjengelige. Du trenger bare å være åpen for å endre måten at møtene er gjennomført i organisasjonen. Du kan selv trenger å ta på seg en lederrolle, om nødvendig, for å gjøre møtene fungerer bedre.

Åtte måter å gjøre møtene bedre

Alle har lidd gjennom altfor mange møter som tok opp altfor mye tid og oppnådd altfor lite. Dessverre har denne trist tilstand skjedd så ofte at du kan finne deg selv å bli nummen til det faktum at møtene ikke er så gode som de burde være - og kan være, hvis du bare hadde noen måte å fikse dem.

Hjelpen er nær for hånden! Du kan gjøre dine møter bedre, og du trenger ikke å tolerere møter som oppnår lite eller ingenting. Kraften er i deg, enten du er en møtelederen eller en deltaker. Ønsker du å finne ut hvordan? Her er noen tid testet teknikker for å sikre bedre forretningsmøter:

  • Være forberedt. Møter er arbeid, så, akkurat som i alle andre arbeidsaktivitet, jo bedre forberedt du er for dem, jo bedre resultater du kan forvente.
  • Har en agenda En agenda -. ​​En liste over emner som skal dekkes i løpet av et møte - kan spille en avgjørende rolle i suksessen til noe møte. Det viser deltakerne hvor de kommer, men det er da opp til deltakerne å finne ut hvordan de skal komme dit. Sørg for å fordele dagsorden og eventuelle prework på forhånd. Ved å distribuere dagsorden og prework før møtet, kan deltakerne forberede møtet på forhånd. Som et resultat, vil de umiddelbart bli engasjert i virksomheten av møtet, og de vil kaste bort langt mindre tid i løpet av møtet.
  • Starte i tide og avslutte i tide. Alle har lidd gjennom møter som gikk waybeyond den planlagte sluttidspunkt. At situasjonen ville være fint hvis ingen hadde noe annet å gjøre på jobben. Men i disse dager av raskere og mer fleksible organisasjoner, alle har alltid masse arbeid på to-do liste. Hvis du kunngjøre lengden på møtet og så holde seg til det, vil færre deltakere holde utkikk på sine klokker, og flere deltakere vil ta en aktiv rolle i møtene.
  • Har færre (men bedre) møter. Ring et møte bare når det er absolutt nødvendig. Før du ringer et møte, spør deg selv om du kan nå dine mål på noen annen måte, kanskje gjennom en en-mot-en diskusjon med noen i din organisasjon, en telefonkonferanse, eller en enkel utveksling av e-post. Som du redusere antall møter du har, være sikker på å forbedre kvaliteten.
  • Inkluderer, heller enn utelukke. Møter er bare så god som de ideer som deltakerne bringer frem. Gode ​​ideer kan komme fra hvem som helst i en organisasjon, ikke bare sine ledere. Roy Disney, nestleder i Walt Disney Company, forteller en flott historie som illustrerer dette poenget perfekt. Sier Disney, "Det er en gammel historie om Walt fra de tidlige dager da vi var å gjøre korte fag -. Egentlig bare en samling av gags Hver uke, hadde Walt en gag konkurranse, og alle var gratis å delta - vinneren fikk $ 5, som var mye penger under depresjonen. Og hvem holdt vinne, uke etter uke? Vaktmesteren. Du ser, det handler ikke om hvem som er sjefen. Det handler om hvem som har de beste ideene. "
  • Opprettholde fokus. Møter kan lett gå av sporet og bo utenfor sporet. Resultatet? Møter ikke oppnå sine mål. Møteledere og deltakere må aktivt arbeide for å holde møter fokusert på dagsordenen. Temaer bør ikke omfatte resultatene av den siste fotballkamp, ​​eller som hadde lunsj med hvem, eller hvem som kjører den skinnende ny Porsche. Når du ser på møtet drivende utenfor sporet, snakke opp og skyver de andre deltakerne for å få det tilbake i fokus.
  • Fang og tildele gjøremål. Med mindre de holdes rent for å formidle informasjon, eller for andre spesielle formål, de fleste møter resultere i handlingselementer, oppgaver og andre oppdrag for en eller flere deltakere. Ikke anta at alle deltakerne kommer til å ta sine oppgaver til hjerte og huske alle detaljene. I stedet må du passe på at noen har blitt enige om å ta på seg jobben med journalføring. Umiddelbart etter møtet, oppsummere utfallet av møtet, samt oppgaver og tidslinjer, og e-post en kopi av dette sammendraget til alle deltakere.
  • Få tilbakemeldinger. Hvert møte har rom for forbedring. Sørg for å be om tilbakemelding fra møtedeltakere på hvordan møtet gikk riktig for dem - og hvordan det gikk galt. Var møtet for lang? Har en person dominere diskusjonen? Var deltakere uforberedt? Var punktene på agendaen uklart? Uansett problemene, kan du ikke fikse dem hvis du ikke vet om dem. Du kan bruke et enkelt skjema for å be om tilbakemelding, eller du kan rett og slett uformelt snakke med deltakerne etter møtet for å få innspill.