Grunnleggende kommunikasjonskonsepter du bør vite for PMP sertifisering eksamen

February 26  by Eliza

Før vi ser på prosessen med å planlegge kommunikasjon for PMP sertifisering eksamen, er det viktig å vite noen grunnleggende kommunikasjonskonsepter for å ikke bare legge grunnlaget for kommunikasjonsplanlegging, men også sørge for at du kjenner til denne informasjonen for eksamen.

Formell og uformell, skriftlig og muntlig

Kommunikasjon skjer gjennom et prosjekt i alle slags måter. Mye kommunikasjon er uformell, inkludert gangen samtaler, cubicle samtaler og nettverksbygging. Disse er alle eksempler på uformell verbal kommunikasjon.

Formell verbal kommunikasjon skjer med presentasjoner eller orienteringer til styringsgruppen, kunde eller sponsor. Dine oppstartsmøte og teamet statusmøter er flere eksempler på formell verbal kommunikasjon.

Imidlertid er verbal kommunikasjon ikke den eneste måten å kommunisere på. Mye av kommunikasjonen på et prosjekt er skrevet. Dette kan være formell, for eksempel kontrakter, statusrapporter, defekt lister, prosjektplaner og prosjektdokumenter. Skriftlig kommunikasjon kan også være uformell, for eksempel et kort notat til et gruppemedlem, en forespørsel via e-post, eller en oppfølging påminnelse om at noe skyldes snart.

Formell Uformell
Verbal Presentasjoner
Prosjektgjennomganger
Orienteringer
Samtaler
Ad hoc-diskusjoner
Brainstorming
Skrevet Fremdriftsrapporter
Rapporter
Prosjekt charter
Prosjektledelse plan
Prosjektdokumenter
Notater
E-post
Instant messaging
Texting

Disse metodene for å kommunisere vil bli påvirket av om du kommuniserer vertikalt gjennom organisasjonen med sponsorer eller underordnede, eller horisontalt med dine kolleger. Du bør også vurdere om kommunikasjonen er intern eller ekstern, og om det er offisielt (det vil si selskapets posisjon på et problem) eller uoffisielle (kommunikasjon ikke sanksjonert eller godkjent av organisasjonen). Alle disse variablene påvirker de midler og metoder du bruker for å kommunisere.

Ord, tone, og kroppsspråk

De fleste tror det viktigste aspektet av kommunikasjon er hva du sier. Overraskende, er mer informasjon formidlet av hvordan du sier det. Og enda mer formidles av din nonverbal kommunikasjon.

Å demonstrere konseptet: Johannes ser Morgan i hallen og lykkelig forteller henne at han utvidet sin klient nåværende engasjement ytterligere seks måneder. Morgan svarer entusiastisk, "Way to go!" Hun gir ham et smil og en klapp på skulderen.

Slå hjørnet, går John til Stephan, som er å ha en masse problemer med sin klient. John deler nyheten med Stephan, som svarer: "Veien å gå," himler med øynene, og kaster hendene i luften. Uanfektet, John grenser opp trappa og ser Leonard stresser ned trappen til et møte. Johannes forteller ham nyheten som Leonard skynder seg av. Leonard kaller over skulderen, "Veien å gå."

I dette scenariet, John kommunisert den samme meldingen på samme måte hver gang. Hver person han samhandlet med svarte, "Veien å gå." Men hver kommunisert noe annerledes. Morgan virket oppriktig glade. Stephan var nedslått og selvfokusert. Leonard bare erkjent at John hadde talt.

Hvis du snakker i telefonen eller møte nesten på nettet, trenger du ikke har nytte av ikke-verbale signaler, for eksempel et smil, eller rullende øyne. Derfor kan du gå glipp av en del av kommunikatoren hensikt. Kommunikasjon kan erodere ytterligere når du sender e-post, tekst noen, eller la et notat. Når du har bare ord, du mangler både verbale meldinger og viktige verbale signaler.

Tenk på hvor verbal og ikke-verbal kommunikasjon vil påvirke din kommunikasjonsplanlegging. Bruk e-post for rutine enkle kommunikasjon, og insisterer på ansikt-til-ansikt-møter for problemløsning og samtaler om komplekse eller kompliserte emner.

Du kan se para språk på eksamen å referere til vokal kvalitet, lydstyrke, tempo, ansiktsuttrykk, og gester. Av og til blir para språklige brukes selv om begrepet er ikke i ordboken.

Kommunikasjonsferdigheter

Her er en enkel liste over noen av de mellommenneskelige kommunikasjonsferdigheter du trenger for å styre prosjekter effektivt.

  • Når noen andre er talende:

    • Gi henne din fulle oppmerksomhet.
    • Reflektere over hva personen sier.
    • Være et åpent sinn.
    • Lytte uten å tenke på hvordan du vil reagere.
    • Still spørsmål for avklaring.
    • Ikke dømme den andre personen.
    • Oppsummere hva du har hørt og sjekk for forståelse.
  • Når du snakker:

    • Snakke tydelig.
    • Få øyekontakt.
    • Sjekk for kroppsspråk som viser om publikum forstår.
    • Finne ulike måter å forklare komplekse konsepter.
    • Vær konsis; ikke streife omkring.
    • Sjekk for avklaring.
    • Godta tilbakemeldinger.
    • Prøv å forstå publikums perspektiv.

PMP eksamen forutsetter at du administrerer et ganske stort prosjekt med flere interessenter. For spørsmål som omhandler kommunikasjon forutsetter at du har 100 eller flere interessenter.