Gruppering Records i fletting

January 2  by Eliza

Erin ønsker å gjøre en utskriftsfletting ved hjelp av kildedata som er i et Excel-regneark hvor det er mulig for et gitt individ å ha flere rader med data. Hun påpeker at hvis hun brukte SQL hun kunne bruke "GROUP BY" å sørge for at alle registreringer av et gitt individ ble gruppert sammen. Hun ønsker å "gruppere" poster slik at hun kan sette alle postene for et gitt individ til et enkelt flettedokument.

Dette er ikke noe som lett kan gjøres med Words flette evner, med ett unntak: Du kan gjøre det hvis du gjør en katalog-type flette. Hvis du gjør denne typen flette, kan du finne fullstendig informasjon om hvordan å gruppere poster på Microsoft Knowledge Base:

http://support.microsoft.com/kb/294686

Hvis du gjør en annen type fletting (for eksempel sammenslåing til bokstaver eller etiketter), så er du ganske mye ute av lykken. Flettingen funksjonen tar vanligvis informasjon som det mates fra kildedokumentet. Dette betyr at det kan være best å undersøke kilden og gjøre noen sortering, kondenserende, og velge i arbeidsboken før du gjør flettingen. Det er mange måter som du kan arbeide med dine data, inkludert fjerning av like poster eller ved hjelp av makroer for å kondensere like poster i en enkelt post. (Full informasjon om noen av disse metodene kan bli funnet på ExcelTips site:. Http://excelribbon.tips.net)

Det andre alternativet er å gi slipp på Excel og plassere dine data i en ekte database program, for eksempel Access. Det kan du gjøre mange typer behandling, akkurat som du kan med en SQL-database-in for å lage visninger av informasjon (spørringer) som kan brukes som kildedata for et Word fletting. Dette vil tillate deg å enkelt bruke GROUP BY evner som du leter etter.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (13158) gjelder for Microsoft Word 2007, 2010, og 2013. Du kan finne en versjon av dette tipset for den eldre menygrensesnittet i Word her: Gruppering Records i fletting.