Håndtering lange linjer i Adresse-etiketter

October 4  by Eliza

Ord kan du enkelt lage adresseetiketter fra data som er lagret i en ekstern kilde, for eksempel en Access-database eller en Excel-arbeidsbok. Word hovedsak tar informasjonen fra disse kildene og "øser" den til det formatet du utpeke innen Word. Når informasjonen er lagt inn i Word format, er det mulig for en eller flere linjer for å være for lang til å passe innenfor den tildelte plass i etiketten.

Når en adresselinje brytes til mer enn en enkelt trykt linje, behandler Word det som alle andre ledd og venstrejusterer hver linje i avsnittet. Hva hvis du vil at innpakket linjer for å ikke være venstrejustert, men å ha noen annen stilling? Dette er ikke så lett å gjøre i Word, men kan håndteres på en rekke forskjellige måter.

Den første måten du kan håndtere innpakket linjer er manuelt. Selvfølgelig, hvis du oppretter et nytt dokument når du fletter etikettene dine, kan du se gjennom adresser, finne de linjene som er for lange, trykk Enter der du vil at linjen til å bryte, og foreta justeringer på den andre (kjøre-over ) adresselinje. Dette, selvfølgelig, er ganske kjedelige. Denne tilnærmingen har sine fordeler, men. Den primære fordelen er at run-over adresselinjer kan formateres på noen måte ønsket, dvs. innrykket, sentrert, flush høyre, etc.

Hvis du er ute etter en mer automatisk tilnærming, er det eneste du kan gjøre for å justere formatering av avsnittene som brukes for linjene i en etikett. Hvis du forventer ganske mange lange adresselinjer, er dette definitivt veien å gå. Normal tilnærming er å lage din utskriftsflettingsdokument (for etiketter, selvfølgelig), og deretter å justere alle paragrafer i etikettene slik at de bruker hengende innrykk. (Dette betyr at den første linjen vil bli venstrejustert, og andre linjer rykkes i den grad du ønsker.) Denne tilnærmingen gir ikke fordelen av å være i stand til å høyre-rettferdiggjøre eller senter run-over-linjer, men den avveining er at du ikke trenger å justere noen linjer manuelt. Følg denne fremgangsmåten:

  1. Vise kategorien Utsendelser av båndet.
  2. Klikk på Start utskriftsfletting verktøyet og velg deretter Veiviser for trinnvis utskriftsfletting. Word viser oppgaveruten Utskriftsfletting til høyre i programvinduet.
  3. Hjelp av trinnene i oppgaveruten, indikerer at du ønsker å lage etiketter og du vil da i et nytt dokument.
  4. Når du blir bedt om å angi en datakilde for flettingen.
  5. Ved hjelp av feltene som er tilgjengelige for deg, designe hvordan du vil at adresseetiketter til å se.
  6. Lukke oppgaveruten Utskriftsfletting.

På dette punktet har du et ark med etiketter på skjermen din, og du er klar til å formatere dem å håndtere lange linjer ordentlig. Følg denne fremgangsmåten:

  1. Velg hele dokumentet ved å trykke Ctrl + A.
  2. Hold nede Skift-tasten mens du trykker på venstre piltast. Denne "unselects" det siste avsnittet markør i dokumentet. (Du bør ha alt i hele dokumentet unntatt det siste avsnittet markør.)
  3. Vise kategorien Hjem på båndet.
  4. Klikk på det lille ikonet nederst til høyre i Avsnitt-gruppen. Word viser Dialogboksen Avsnitt. (Se figur 1)

    Håndtering lange linjer i Adresse-etiketter

    Figur 1. Avsnitt dialogboksen.

  5. Bruke Special rullegardinlisten velger Hengende.
  6. Bruke Av feltet angir du hvor langt du vil kjøre-over-linjer innrykket. (Standard er en halv tomme.)
  7. Klikk på OK.

Etikettene nå satt, og du kan gjøre utskriftsflettingen på vanlig måte. Resultatet drives-over linjer som er innrykket fra venstremargen, noe som gjør dem skiller seg ut litt.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (9478) gjelder for Microsoft Word 2007 og 2010. Du kan finne en versjon av dette tipset for den eldre menygrensesnittet i Word her: Håndtering lange linjer i Adresse etiketter.