Håndtering Ledende Zeros i CSV filer

July 23  by Eliza

Johannes skrev om et problem med håndtering ledende nuller i CSV-filer. Han skaper CSV-filer bestemt for import til et regnskapsprogram, men har problemer med CSV-filer hvis han må først laste CSV inn i Excel for å rette eventuelle feil i filen.

Egentlig er det to ting som må sjekkes her. Først blir Excel sette de ledende nuller i CSV-filen det i utgangspunktet skaper? For det andre er det å opprettholde nuller i CSV-filen når du laster den og deretter lagre det på nytt? Dette er to separate saker.

Du kan sjekke den første utgaven lett nok. Alt du trenger å gjøre er å endre navn på CSV-filen slik at den har en TXT, så kan du laste den inn i et tekstredigeringsprogram, for eksempel Notisblokk. Der kan du undersøke de faktiske CSV-fil, som skapt av Excel, for å sørge for at alt er i det formatet du forventer. Hvis det er ikke-for eksempel, er det ingen ledende nuller der du trenger dem, så må du være opptatt av hvordan Excel er å skape CSV-filen i første omgang.

Du må sjekke om det er ledende nuller i den opprinnelige Excel informasjon. Hvis det er, og de vises, så må du sørge for at kolonnen der data finnes er formatert som tekst i kategorien Tall i dialogboksen Formater celler. Hvis de ikke er det, så må du formatere cellene ved hjelp av et egendefinert tallformat som viser nuller. I begge disse tilfellene vil de ledende nuller bli inkludert i CSV-fil opprettet av Excel.

Dette bringer oss til det andre problemet. Når du laster inn en CSV-fil til Excel, prøver den å avgjøre formatet på dataene lastes inn. Du sikkert lagt merke til når du lastet CSV-filen i Notepad at selv om Excel inkluderer ledende nuller i utdatafilen, er det ingen anførselstegn rundt selve feltet. Dette betyr at Excel gjenkjenner automatisk feltet som nummer når du importerer den. Som standard, da, vises tallet ved hjelp av en av nummerfelt, og dermed expunging noen ledende nuller i det som Excel-skjermer.

Veien rundt dette problemet bør være ganske opplagt basert på informasjon tidligere i denne tip-en eller annen måte må du få Excel til å gjenkjenne den innkommende informasjon som tekst, slik at den behandler de ledende nuller som betydelig. Den raskeste måten å gjøre dette på er å følge disse trinnene, før du legger i CSV-filen:

  1. Kontroller at CSV filen endres slik at den har en TXT. Du må utføre dette trinnet, eller resten av trinnene vil ikke fungere fordi Excel ikke vil starte tekstimportveiviseren i trinn 5.
  2. Innen Excel, klikk på Åpne på verktøylinjen. Excel viser dialogboksen Åpne. (For å vise denne dialogboksen i Excel 2007, klikker du på Office-knappen, og klikk deretter på Åpne.)
  3. Bruke filer fra rullegardinlisten nederst i dialogboksen, tyder på at du vil åpne tekst-filer (* .prn; * .txt; * .csv).
  4. Velg filen du omdøpt i trinn 1.
  5. Klikk på Åpne. Excel starter tekstimportveiviseren, viser Trinn 1 av 3 dialogboksen. (Se figur 1)

    Håndtering Ledende Zeros i CSV filer

    Figur 1. tekstimportveiviseren.

  6. Kontroller at Delimited valget er valgt, og klikk deretter på Neste. Excel viser Trinn 2 av 3 dialogboksen.
  7. Sørg for at Komma er valgt som skilletegn, klikk deretter på Neste. Excel viser Trinn 3 av 3 dialogboksen. Det interessante er at dataene i TXT-filen skal vises nederst i dialogboksen, inkludert eventuelle ledende nuller i feltene.
  8. Nederst i dialogboksen, klikker du på feltet som har ledende nuller. Hele kolonnen skal nå velges.
  9. I kolonne Data Format området, sørg for tekst radio knappen er valgt.
  10. Gjenta trinn 8 og 9 for eventuelle andre felt som har ledende nuller.
  11. Klikk på Fullfør. Filen er importert, med ledende nuller fortsatt intakt.

Nå kan du gjøre arbeidet ditt i Excel, som ønsket, og igjen lagre dine data i CSV-format. (Du vil imidlertid behov for å bruke Lagre som i stedet for bare å bruke Lagre.) De ledende nuller vil bli inkludert i dataene som er lagret.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (2588) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: Håndtering Ledende Zeros i CSV filer.