Hva er de beste strategiene for Contract Management?

May 22  by Eliza

Kontraktstyring er en hektisk prosess som krever oppmerksomhet på detaljer og evnen til å bearbeide informasjon fra ulike deler av et prosjekt for å sikre at kontrakten kravene er oppfylt. Noen av de beste strategiene ansatt av vellykkede kontrakts ledere kan oppsummeres som systematisere, spor, avgrense, og anerkjenne (STAR). Ved hjelp av noen av strategiene som faller inn under disse kategoriene vil effektivisere administrasjon og hjelpe en kontraktsansvarlig unngå de mest åpenbare fallgruvene.

Ledere bør systematisere administrasjonen av kontrakten. Enten opprette et unikt system som bruker en tilpasset database for håndtering av informasjon eller kjøpe en kommersiell programvarepakke for kontraktsadministrasjon. All relevant papirene skal være innlevert både elektronisk og i papirutgave. Finn en behagelig måte å koble kontakter og korrespondanse til den aktuelle kontrakten. Målet er å gjøre skape en repeterbar prosess for kontraktsadministrasjon som kan brukes i ulike omstendigheter og av forskjellige personer.

Milepæler, leveranser og kostnader bør spores med spesifisitet. Disse tre kategoriene er crux av kontraktstyring. Milepæler bør bemerkes som hendelser i en kalender med varsler for å holde dem i tankene. Leveransen skal defineres og overvåkes ved hjelp av et rapporteringssystem som samler informasjon fra de ansatte som jobber på prosjektet og syntetiserer det inn skriftlig bevis på at leveransen ble oppfylt. Kostnader bør spores og dannet prosjektbudsjettet så ofte som mulig.

Making in-person medarbeidersamtaler om status for prosjektet som det er relatert til kontrakten er også viktig. Kan gjøre å etablere et nært samarbeid med prosjektleder og de viktigste ansatte tildelt kontrakten dem mer inkludert for å være sannferdig om status for arbeidet. Befaringer bør også gjøres for å gi en metode for å bekrefte status for prosjektet. Profesjonell og konsistent kommunikasjon med alle interessenter i prosjektet, spesielt øvre ledelse og kundekontakter, vil bidra til å sikre at alle har en klar forståelse av prosjektets status. Det er vanligvis nyttig å lage en prosjektoppdatering eller nyhetsbrev som sirkuleres på en jevnlig basis.

Alle prosjektene har kapasitet til å gå skeis, og nøkkelen er å gjenkjenne det før det skjer. Med en god kontrakt management system på plass, vil røde flagg begynne å vises om milepæler, leveranser og kostnader. Hvis relasjoner med line ansatte er sterke, vil utspill om problemer på bakken piple opp. Eventuelle bekymringer bør arbeidet i den vanlige kommunikasjonsstrømmen, og ledelsen bør være informert. Alle kontraktene har en prosedyre for å ta opp uforutsette omstendigheter, og kontrakts modifikasjoner forespørsler bør gjøres før en krise oppstår.

  • Kontraktstyring krever organisering og fokus på detaljer.