Hva er de forskjellige typer virksomhet arkiveringssystemer?

October 4  by Eliza

Takket være fremskritt innen kontorteknologi, er det mange typer virksomhet arkiveringssystemer å velge mellom når du prøver å holde viktige filer organisert og sikker. Innlevering er en av de vanligste måtene som bedrifter store poster, holde orden på viktige skjemaer, tilgang til informasjon raskt, og beskytte data som må være tilgjengelig ofte i årevis. De typer virksomhet arkivsystem man velger avhenger i hovedsak av format at filene vil være i, hvordan de skal nås, og hva de lagringsmuligheter av virksomheten er.

Den mest gjennomtenkt av forretningsarkiveringssystemer er frittstående stykker av kontormøbler som arkivskap og skuffer. Disse er vanligvis laget av metall eller tre, og inneholder store skyve skuffer som er store nok til å holde mange hundre mapper og papir filer. Fra små bedrifter til store kontorer, er fysiske virksomhet arkiveringssystemer finnes i alle former og størrelser for å imøtekomme noen form for hard-kopi fil som må lagres sikkert.

Andre brukte typer forretnings innlevering systemer er elektroniske fillagring. Operativsystemer har elektronisk innlevering som er innebygd i programvaren for å gjøre dette til en praktisk måte å beskytte filer av mange størrelser og typer. Filer kan være tekstdokumenter, grafikk og bilder, programvare, eller web-baserte filer. Når en ny fil opprettes eller delt, kan dataene lagres sikkert i en virtuell fil mappe som kan sitte på en enkelt datamaskin harddisk, bli fraktet rundt i en ekstern harddisk, eller lagret på en Internett-tilgang virtuell stasjon.

Andre virksomhet arkiveringssystemer som ofte er en del av den elektroniske verden for innlevering er kunde- og leverandør styringssystemer. Selskaper som har et stort antall kunder og leverandører for å holde styr på administrere dette er ved å lagre kunde- og leverandørinformasjon i en papirkopi eller elektronisk format i en spesiell kunde ressursforvaltning (CRM) eller leverandør ledelse (VM) setup. Dette gjør at en rekke filer som skal lagres av kunden eller leverandøren, for rask tilgang på etterspørsel.

Med teknologi forbedrer prosessene i mange bedrifter, andre typer forretningsarkiveringssystemer omfatter mobile teknologier som smarttelefoner og håndholdte datamaskiner. Næringslivsledere på farten kan opprette, laste opp og dele store datafiler ved hjelp av disse enhetene. Informasjonen kan deretter overføres elektronisk via e-post eller ved å koble via Internett eller direkte kabler til hjem eller kontor datamaskiner. Dette gjør det mye mer praktisk å lagre og få tilgang til filer nesten fra hvor som helst i verden.

  • Arkivskap er viktige biter av møbler i ethvert kontormiljø.
  • Arkivskap stativer er plassert i skuffer av kabinettet til å lagre filene.
  • Papirkopier av forretningsdokumenter skal organiseres deretter lagret i et arkivskap.
  • En ekstern harddisk.