Hva er en Minute bok?

November 15  by Eliza

Et minutt bok er et bindemiddel eller innbundet bok som huser permanente og detaljerte beretninger om overveielser og beslutninger. Minutt bøker er skrevet i løpet av en firmaets offisielle møter eller juridiske hendelser. De kan også brukes i bedrifter å ta opp saken med møter.

Tradisjonelt minutt bøker er håndskrevet og har sekvensielt nummererte sider som er bundet fast. Denne prosessen er ment å beskytte mot svindelforsøk. Noen juridiske praksis fortsatt holde håndskrevne minutt bøker, både som et nikk til tradisjon og som en pålitelig måte å avskrekke manipulering.

Ifølge loven er innarbeidet og registrerte bedrifter belastet med å måtte holde en gjeldende minutt bok. Minutt bøker er å bli holdt på et fast offisielle, kontor eller juridisk adresse. De må gjøres tilgjengelig for alle medlemmer av et firma.

Rettssalen varamedlemmer kan også lades med vedlikehold av et minutt bok. Varamedlemmer kan oppdatere et minutt bok som høringer og prøvelser skje under en dommer. Varamedlemmer er valgt som troverdige voktere av disse postene.

Begynnelsen av det teknologiske alder har endret måten noen håndtak minutt bøker. Bedrifter, for eksempel, kan stole på noen til å skrive opp minutter på en datamaskin, skrive dem ut og deretter påføre utskrifter i minuttet bøker med sekvensielt nummererte sider. Virksomhet med et stort antall offisielle møter kan finne denne måten å holde minutt bøker helt akseptabelt.

Minuttet bøker av selskaper kan inneholde bedriftens dokumenter og registre. Disse kan omfatte vedtekter, corporate artikler, årsrapporter og styret og aksjonærenes vedtak. De kan også inneholde informasjon om forhandlingene i møter mellom aksjonærer og styremedlemmer, herunder hvilke handlinger ble avtalt og hvilke vedtak ble vedtatt.

Avvik fra standard, kan tradisjonelle prosedyren for å holde minutter gjør tukling med minutt bøker relativt enkle. For eksempel holde en ringperm som et minutt bok inviterer manipulering fordi alle kan bare ta ut en side og sette en annen side i bindemiddel. Hvis en organisasjon foretrekker å holde en løsblad minutt bok, visse forholdsregler må tas for å sikre at minutt boken holdes sikker og at manipulering muligheter er minimert.

For å beskytte integriteten av en løs-blad minutt bok, bør kirkebøkene, se nærmere innarbeide et system hvor hver side av minutter er nummerert fortløpende. Likeledes bør individuelle møter ha sekvensielle tall knyttet til dem. Selv minutt elementer selv bør nummerert. Til slutt bør signaturen til noen med myndighet som har lest over minutter og bekreftet sin autentisitet være nødvendig på hver side.

  • Minuttet bøker av selskaper kan inneholde bedriftens dokumenter og registre, for eksempel årsrapporter.