Hva er en Process Management System?

February 2  by Eliza

En prosess management system er en metode som vanligvis brukes til å planlegge, overvåke og administrere en forretningsprosess. Begrepet prosesstyring brukes til å forklare alle trinnene følges for å få en bedre forståelse av kundens behov, og finne den mest kostnadseffektive måten å møte disse behovene. Det er viktig å merke seg at en prosess styringssystem kan være enten en serie av trinn og oppgaver, eller et dataprogram. Uavhengig av type system, er det en rekke konkrete oppgaver og tiltak som vanligvis må fullføres.

Hver prosess styringssystem innebærer vanligvis seks oppgaver, som alle må fullføres i orden. Den første oppgaven er å definere prosessen, forstå kundens behov, samt risiko og utfordringer for organisasjonen i møte disse behovene. En klart definert prosess er vanligvis viktig som team av analytikere vil komme tilbake til dette elementet kontinuerlig i løpet av lengden på prosjektet.

Visualisere den ideelle prosessen er neste oppgave. Denne prosessen krever en klar forståelse av prosessen, bransjestandarder, offentlige forskrifter og andre regler som styrer forretningsprosesser. I tillegg til å forstå tredjeparts krav, nåværende strukturen i organisasjonen, og alle systemer som allerede er på plass må også tas i betraktning.

Beregninger er den beste måten å utvikle et utgangspunkt på dagens forretningsprosesser og bestemme hvordan anvendelsen av en prosess styringssystem skal hjelpe til forretningsdrift. Spesielt må dokumenteres informasjon om omløpshastighet, behandlingstid, kunde responstid, og eventuelle forsinkelser eller flaskehalser. Disse verdiene vil bli referert til ved gjennomføring av prosessen styringssystem og bør brukes etter at endringer er implementert for å vurdere effekten av prosessen.

Interne kontroller er nødvendig i en prosess, og dagens kontroller vanligvis må dokumenteres. Når du bruker en process management system, er det viktig å inkludere utvikling og gjennomføring av interne kontroller i systemet. Disse kontrollene er pålagt å administrere tilgang, gi revisjonsspor, og for å støtte organisasjonen.

Under gjennomføringen av en fremgangsmåte styringssystem, er det to typer av rapporter som utvikles. Aktivitetsrapporter er gitt på hvert trinn og distribuert til interessenter og forretningsprosesseiere. Formålet med rapporteringen er å holde alle informert om status for prosjektet og dokumentere all informasjon lært i prosessen. Den andre typen av rapporten er basert på de transaksjoner som blir utført, identifiserte problemstillinger, omsetning priser, og andre verdier som vanligvis brukes til å måle ytelsen.