Hva er et prosjekt Forslag?

March 6  by Eliza

Prosjektforslag er dokumenter laget for å presentere en handlingsplan, skissere grunnene til at handlingen er nødvendig, og overbevise leseren til å være enig med og godkjenne gjennomføringen av tiltakene som er anbefalt i kroppen av dokumentet. I mange tilfeller er dokumentet utarbeidet som et svar på en Request for Proposal (RFP) som er utstedt av en nåværende eller potensiell klient. Imidlertid kan et dokument av denne typen også være forberedt på å tjene en intern formål, spesielt når noen i selskapet har en idé om hvordan å gjøre selskapet mer lønnsomt eller effektiv og trenger autorisasjon og støtte til å gjennomføre handlingen.

I enhver situasjon, vil et prosjektforslag være oversiktlig slik at leserne kan følge en logisk progresjon av tanken til den konklusjon. Mange eksempler på forslag tilbyr en grunnleggende retningslinje som kan hjelpe selv nybegynnere komme i sving på effektiv forslaget skriftlig. Retningslinjene vanligvis identifisere fem viktige komponenter eller deler av ethvert prosjekt forslag: innledningen, bakgrunn, strategi, budsjettering eller finansiering, og utfallet.

Med den innledende delen av et prosjektforslag, er ideen å fortelle leserne hva prosjektet handler om, og hvorfor det er verdt å ta seg tid til å vurdere prosjektet i første omgang. I hovedsak serverer denne delen for å validere tid og krefter brukt i presentasjon av data, samt tiden det tar å lese og vurdere fordelene og gjennomførbarhet av selve prosjektet. Innføringen er ikke stedet å presentere muttere og bolter av prosjektet, bare for å etablere sitt potensial og dyrke nok interesse å oppmuntre leseren til å lære mer.

Bakgrunnen forklarer på de grunnleggende punktene i innledningen, ofte siterer spesifikke grunner til at prosjektplanen er en god en, basert på historiske data, prognoser for framtidige behov og ytelse, og de nåværende omstendigheter av virksomheten. Bakgrunnen bidrar til å bygge tilfelle for hvordan prosjektet kan møte behovene som har oppstått på grunn av tidligere handlinger mens også forutse fremtidige behov og møte dem på en hensiktsmessig måte. For det meste, vil bakgrunnen delen befeste at noe må gjøres, og legge til rette for å lære hvordan at noe kan gjøres.

Med strategien delen av prosjektforslaget, er målet å skissere alle prosedyrer som er nødvendige for å gjøre prosjektet vellykket. Ofte hjelper strategien for å definere kortsiktige og langsiktige mål for prosjektet, forklarer hvordan man systematisk oppnå hvert trinn, og hva slags avkastning kan forventes fra innsatsen. Her begynner leseren å få en idé om hvor viktig prosjektet er og potensialet den har til å hjelpe selskapet å gjøre bedre bruk av tilgjengelige ressurser samtidig posisjonere seg for fremtiden.

Budsjettet delen kommer ned til hva de fleste beslutningstakere må vite før godkjenne ethvert prosjekt: hva er kostnadene involvert med implementering av prosjektforslaget. I denne delen, må detaljene være støttet opp med tall og fakta som er godt undersøkt og dekke alle tenkelige aspekter av finansieringen som trengs for å starte og opprettholde prosjektet over tid. Mange forslag mislykkes her, på grunn av manglende detaljer og støtte bevis for detaljer som er inkludert.

Til slutt, påpeker prosjektforslaget til utfallet av gjennomføringen av prosjektet. Dette er den delen der alle fordelene er skrevet i klartekst. Fordelene kan omfatte slike elementer som reduserer driftskostnader, øke den offentlige profilen til virksomheten, generere mer salg, eller øke fortjenesten på grunn av mer effektiv bruk av tilgjengelige ressurser. Som med budsjettet detalj, er det viktig at hver fordel oppkalt kan støttes av andre data for å bli seriøst vurdert.

Skrive et forslag er noen ganger lettere når en formell RFP er gitt. Ofte vil RFP legge ut grunnstrukturen i forslaget, gi uvurderlige ledetråder til spesifikk informasjon som er av interesse for den potensielle kunden, og definere i hvilken rekkefølge dataene blir presentert. Når en RFP er gitt, er det viktig å følge spesifikasjonene til dokumentet til brevet. Ellers vil forslaget bli satt til side, og en av de andre leverandørene som ikke følger bestemmelsene nøye vil bli tildelt virksomheten.

  • Et prosjekt forslaget vil spekulere på utfallet av å implementere et bestemt prosjekt, for eksempel en økning i salget.
  • En prosjektbeskrivelse skal være oversiktlig slik at leseren kan følge en logisk progresjon av tanken til den konklusjon.