Hva er fordelene med en digital arkivering System?

January 26  by Eliza

Fordelene med et digitalt arkivsystem er mange, og inkluderer reduserte kostnader for selskapet, fordelene for miljøet og økt enkel sortering og finne, og flytte dokumenter. Den innledende prosessen med å sette opp et digitalt arkivsystem kan være litt mer utfordrende, men mange kontorer finner ut at en papirløse kontoret, eller til og med en semi-papirløse kontoret, er gunstig for selskapet over tid. En av fordelene med et digitalt arkivsystem som dette er at det tillater kontoret for å operere i et mindre miljø, fordi en stor del av plassen ikke er nødvendig for lagring av dokumenter i et papir registreringssystem.

Et digitalt arkivsystem, der papirdokumenter er enten skannes inn i en datamaskin eller rett og slett skapt på datamaskinen i første omgang, kan etableres i mange forskjellige kontormiljøer. Dokumenter kan skrives ut ved behov, for eksempel for å bli sendt til en klient, men ellers de ansatte kontor kan få tilgang til dokumenter på datamaskinen uten å måtte kaste bort papir. Kutte ned på papir og skriver bruk kan redde selskapet en god del penger. I tillegg er det mye mer gunstig for miljøet; selv om et kontor resirkulerer mesteparten av sin papir, papirproduksjon fremdeles fører til skade for miljøet.

Lagring av et digitalt arkivsystem foregår helt på harddisker. Dette gjør at tusenvis av dokumenter som skal lagres i ett lite område, noe som sparer verdifull plass på kontoret. Harddisker fortsette å øke i lagringen størrelse mens de reduseres i fysisk størrelse, som er enda en fordel. I tillegg kan kopier av dokumenter skal sikkerhetskopieres på en rekke andre harddisker i separate steder for sikkerhetsformål, og de kan gjøres sikrere ved bruk av verktøy som passord og kryptering. Søke og trekke opp dokumenter blir mye enklere.

Utfører et søk på en harddisk tar vanligvis bare, på det meste, noen få minutter. Dokumentet kan deretter lett tilgjengelig, og endret, mailet, eller skrives ut etter behov. Noen selskaper finner ut at de ikke kan gå helt papirløs, men selv kutte ned på papirforbruket, som å bruke et digitalt registreringssystem for å lagre nye dokumenter, kan gjøre en forskjell. Kontorer som ønsker å gjennomføre et digitalt arkivsystem må få flere verktøy som skannere, og det kan ta en betydelig mengde tid å konvertere dokumenter til digitale skjemaer, men når systemet er satt opp, blir det relativt enkelt å vedlikeholde.