Hva er Purchase Order Management?

March 10  by Eliza

Innkjøpsordrehåndtering er en intern virksomhet regnskapsfunksjon. Bedrifter bruker en innkjøpsprosess for å erverve varelager, driftsmidler og andre elementer som trengs for å produsere varer eller tjenester. Innkjøpsordrer representerer et internt dokument som gir særlig tillatelse for å kjøpe ulike ressurser. Større bedrifter har som regel en mer veldefinert kjøpsordre prosessen enn mindre bedrifter. Store selskaper oppretter innkjøpsordrebehandling retningslinjer for å sikre de ansatte følger standard operasjonsprosedyrer for denne prosessen.

Bedriftseiere vanligvis utpeke innkjøpsordre myndighet til visse enkeltpersoner i virksomheten. Bedriftseiere, regissører og utøvende nivå ledere tillate ofte operative ledere for å godkjenne innkjøpsordrer for sin avdeling. Kjøpsordrer for betydelige dollar beløp, for eksempel flere tusen dollar, er de eneste innkjøpsordrer som trenger en executiveâ € ™ s autorisasjon. Bedriftseiere og toppledere delegere denne muligheten til å sikre selskapet? € ™ s virksomhet kan fortsette uten overdreven forglemmelse.

Selskapene kan bruke en kjøpsordre management system som krever en gjennomgang av flere leverandører eller leverandører. Dette kravet sikrer selskapet får lavest mulig kostnad for økonomiske ressurser. Produksjon, produksjon, og byggefirmaer vanligvis bruker et bud / forslag kjøpsordre system. Et bud / forslag systemet tillater forhandlere og leverandører til å presentere et selskap med spesifikk informasjon knyttet til økonomiske ressurs kjøp. Forhandlere og leverandører vil skissere kostnaden for hvert element, leveringsprosessen tilgjengelig, og tiden det tar å fullføre alle tjenester som er oppført på bud / forslag. Denne prosessen lindrer selskapet fra å gjøre store mengder fotarbeid knyttet til økonomisk ressurs oppkjøpet.

Store bedrifter har ofte en innkjøpsavdelingen selv ansvarlig for å skaffe ressurser. Denne avdelingen tar den autoriserte kjøpsordre og sender den til leverandøren eller leverandør. Innkjøpsavdelingen vurderinger tilgjengeligheten av varer for å sikre at leverandøren kan fullføre alle kontraktsmessige forpliktelser på innkjøpsordren. Oppfølgingsspørsmål eller endringer i bestillingen kan sendes til den operative leder for hans godkjennelse. Innkjøpsavdelingen er rett og slett en mellommann funksjon håndtering bestillingsprosessen i bestillingen styringssystem.

Når varen eller tjenesten er mottatt eller fullført, vil forhandlere og leverandører sende selskapet en faktura til å kreve betaling. Dette begynner den endelige prosessen av innkjøpsordre styringssystem. Fakturaen gjennomgås av companyâ € ™ s regnskapsavdelingen. I økonomiavdelingen, leverandørgjeld er ansvarlig for å gjennomgå kjøpsordre papirene og utstede betalinger. Mange bedrifter bruker en treveis kamp system. Leverandørgjeld funksjonærer vil gjennomgå den interne innkjøpsordre mot de som mottar papirene og leverandørfakturaer. Selskaper vil bare utstede betalinger når alle tre stykker av papirarbeid kamp. Regnskaps funksjonærer vil gå inn i informasjonen i selskapet? € ™ s regnskap programvare, skrive ut en sjekk og få en autorisert signer tegn i emisjonen betaling til leverandøren.

  • Bedriftseiere vanligvis utpeke innkjøpsordre myndighet til visse enkeltpersoner i virksomheten.
  • Selskapene kan bruke en kjøpsordre management system som krever en gjennomgang av leverandører eller leverandører.
  • Innkjøpsordrer kan autorisere en engangs kjøp eller serie av kjøpene.