Hvordan å formalisere din Prosjektstyring Process

March 3  by Eliza

Hver prosjektleder har sin egen måte å sette opp prosjektet kontroll prosesser. Å lede prosjektet gjennom hele sin ytelse, må du etablere rutiner for å samle inn og sende fremgang data nødvendig; å vurdere arbeid og resultater; å ta korrigerende tiltak når det trengs; og for å holde publikum informert om prosjektets status.

Følg disse prosedyrene i hele prosjektets levetid ved å gjøre følgende:

  1. Ved starten av en ytelse periode, bekrefte med folk sine forpliktelser og dine forventninger.
  2. Under resultatperioden, har folk rekord tidsplan ytelsesdata, arbeidsinnsats, og eventuelle innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordrer de utsteder.
  3. På avtalte intervaller under eller på slutten av forestillingen periode, har folk sende inn sine aktivitets ytelse, utgifter, og work-innsats data enten til alle relevante organisatoriske systemer eller systemer spesielt vedlikeholdt for prosjektet.
  4. På slutten av forestillingen periode, skriv folks sporingsdata i de aktuelle PMIS, sammenligne faktiske ytelsen for perioden med planlagt ytelse, identifisere problemer, formulere og iverksette korrigerende tiltak, og holde folk informert.
  5. I begynnelsen av neste resultatperioden, starter disse trinnene igjen.

Overvåking prosjektytelse identifiserer ikke problemer; det identifiserer symptomer. Når du identifisere et symptom, må du undersøke situasjonen for å bestemme innholdet av eventuelle underliggende problemene, årsakene til problemene, og måter å fikse dem. Men du kan ikke få et riktig bilde av hvor prosjektet står ved å overvåke bare én eller to sider av prosjektet. Du må vurdere prosjektets ytelse i alle sine tre dimensjoner - utfall produsert, aktivitet tidsrammer, og ressursene som brukes - sammen for å fastslå årsakene til eventuelle uoverensstemmelser du identifisere.

Anta at et medlem av prosjektgruppen brukt halvparten så mye tid på å jobbe med et prosjekt aktivitet i perioden som du hadde planlagt. Betyr dette avviket betyr at du har et problem? Du virkelig ikke kan fortelle. Hvis personen nådd alle sine planlagte milepæler og kvaliteten på sine leveranser møtte de etablerte standarder, kanskje du ikke har et problem. Men hvis hun ikke nådde noen milepæler eller kvaliteten på sine leveranser var under pari, kan eksistere et problem. Du må vurdere produktkvalitet og tidsplan prestasjon sammen med avviket mellom planlagt og faktisk arbeidstid for å avgjøre om prosjektet faktisk har et problem.