Hvordan å spore og analysere prosjekt Utgifter

April 27  by Eliza

Å evaluere prosjektA € ™ s finansielle status, sammenligne deg faktiske utgifter med dem du planlagt. Prosjektledere bruker en kostnadsrapport som presenterer utgifter for den aktuelle resultatperioden og fra begynnelsen av prosjektet for ulike nivåer av Work Breakdown Structure (WBS) komponenter. Følgende informasjon i denne rapporten kommer fra prosjektplanen:

  • Identifisere koder og navn for hver WBS komponent
  • Midlene budsjettert for hver WBS komponent i resultatperioden
  • De kumulative midler budsjettert til dato for hver WBS komponent
  • Det totale budsjettet for hver WBS komponent

    Hvordan å spore og analysere prosjekt Utgifter


    Bruk en kostnadsrapport for å spore utgifter.

De faktiske tallene for perioden kommer fra de data du får i denne perioden. En ctual i denne illustrasjonen kan bety verdien av innkjøpsrekvisisjoner, innkjøpsordrer, forpliktelser, leverandørgjeld, og / eller utgifter. Totalt resterende midlene er differansen mellom det totale budsjettet og de faktiske beløpene brukt opp til dags dato.

Vanligvis får du dine utgifter data fra innkjøpsrekvisisjoner, innkjøpsordrer, leverandør regninger, og skriftlige kontroller. Du normalt se alle innkjøpsrekvisisjoner fordi, som prosjektleder, har du sannsynligvis til å godkjenne dem. Innkjøpsavdelingen utarbeider vanligvis kjøpe bestillinger, og du kan være i stand til å få kopier. Leverandør regninger pleier å gå direkte til leverandørgjeld gruppe i økonomiavdelingen, og disse menneskene betale kontrollene. Du kan være i stand til å ha økonomiavdelingen sende kopier av regninger til deg å kontrollere beløpene og så videre, og du kan be om rapporter om alle betalinger fra din prosjektA € ™ s konto hvis theyâ € ™ re sporet av prosjektkode.

Gjør følgende for å øke nøyaktigheten av prosjektA € ™ s utgifter data:

  • Fjern innkjøpsordrer fra totaler etter at du mottar regningen (eller bekrefte at betalingen er gjort) for å unngå dobbelttelling en utgift.
  • Sørg for å inkludere riktig arbeidspakken kostnad kode på hvert kjøp rekvisisjon og bestilling.
  • Periodisk fjerne annullert eller kansellert innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordrer fra lister over utestående dokumenter.

Før utvikle ditt eget system for å overvåke prosjektA € ™ s utgifter, først sjekke naturen og mulighetene til organizationâ € ™ s finansielle system for sporing. De fleste organisasjoner har et økonomisk system som opprettholder registreringer av alle utgifter. Ofte systemet opprettholder også registreringer av leverandørgjeld. Dessverre, mange finansielle systemer kategorisere utgifter ved kostnadssted, men dona € ™ t har kapasitet til å klassifisere kostnader ved prosjektet eller WBS komponent i et prosjekt.

Hvis du har til å utvikle ditt eget system for sporing av prosjektet utgifter, vurdere å bruke følgende typer programvare:

  • Integrert prosjektledelse programvare, for eksempel Microsoft Project
  • Regnskap programvare, for eksempel Quickbooks
  • Databaseprogramvare, for eksempel Microsoft Access
  • Regnearkprogram, for eksempel Microsoft Excel

Selv om din organizationâ € ™ s finansielle systemet kan klassifisere utgifter ved arbeidspakke innenfor et prosjekt, youâ € ™ ll sannsynligvis nødt til å utvikle ditt eget system for sporing av innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordrer. Vurdere å bruke et regnearkprogram eller database-programvare for å støtte denne sporing.