Hvordan du kan forbedre Work Breakdown Structure

November 10  by Eliza

Prosjektledere bør strebe etter å stadig forbedre prosjektets WBS struktur (WBS). Du øke sjansene for prosjektets suksess når din WBS er korrekte og fullstendige, og når folk som skal utføre arbeidet forstår og er enig med det.

Følgende retningslinjer foreslå noen måter å forbedre dine WBS sin nøyaktighet og aksept:

  • Involvere de som skal gjøre arbeidet. Når det er mulig, involvere dem i løpet av den første utviklingen av WBS. Hvis de blir med i prosjektet etter den innledende planleggingen, har dem gjennomgå og kritikk WBS før de begynner arbeidet.
  • Gjennomgang og inkluderer informasjon fra WBSs fra lignende prosjekter. Gjennomgå planer og konsultere folk som har jobbet på prosjekter som ligner på ditt som var vellykket. Innlemme dine funn inn i WBS.
  • Hold WBS strøm. Når du legger til, slette eller endre WBS elementer i løpet av prosjektet ditt, sørg for å gjenspeile disse endringene i dine WBS.
  • Gjøre forutsetninger om usikre aktiviteter. Hvis du ikke er sikker på om du vil gjøre en bestemt aktivitet, gjøre en antagelse og forberede WBS basert på denne antakelsen. Sørg for å dokumentere at antakelsen. Hvis antagelsen viser seg å være feil i løpet av prosjektet, endre planen for å reflektere den sanne situasjonen.
  • Husk at din WBS identifiserer kun prosjektets leveranser; det gjør ikke skildre deres kronologisk rekkefølge. Ingenting er galt med blant annet aktiviteter fra venstre til høyre eller fra topp til bunn i den omtrentlige rekkefølgen du vil utføre dem. Men i komplekse prosjekter, kan du ha problemer med å vise detaljerte sammenhenger mellom aktiviteter i WBS format. Formålet med WBS er å sikre at du identifisere alle prosjektleveranser.

Når du skriver dine WBS, bruke handlingsverb ved innramming titlene på de aktivitetene som utgjør en arbeidspakke for å klargjøre hva de arbeidet de innebærer. Handlingsverb kan forbedre din tid og ressursanslag, arbeidsoppdrag til gruppemedlemmer, og sporings og rapportering fordi de gir et klart bilde av hva en aktivitet innebærer.

Vurdere oppdraget å utarbeide en rapport etter et gruppemøte. Tenk deg at du velger rapportutkast til å være en av sine arbeidspakker. Hvis du ikke bryter ned rapportutkast ytterligere, har du ikke indikert klart om det inkluderer noen eller alle av følgende tiltak:

  • Samle informasjon for utkastet
  • Bestemme lengde og format forventninger og begrensninger
  • Håndskrift utkastet
  • Gjennomgå utkast selv før offisielt sirkulerer det til andre

Men, hvis du bare ordet arbeidspakken Design og skrive for hånd utkastet til rapport - voilà Din arbeidsomfang er umiddelbart klarere. Et par velvalgte ord på dette nivået gå en lang vei.