Hvordan kan jeg velge den beste innkjøpsordre System Do?

February 3  by Eliza

En innkjøpsordre system er sekvensen av trinn en person må gå gjennom for å be om kjøp av varer og tjenester for selskapets bruk. Disse systemene gir et revisjonsspor for å spore bevegelsen av companyâ € ™ s økonomiske ressurser. Flere systemer eksisterer i bedriftsmiljø for systemer. De fleste av dem fokusere på regnskaps- og interne dokument system av et selskap. Velge den beste kjøpsordre system krever vurderer en rekke forhold knyttet til en companyâ € ™ s forretningssystemer.

Bedriftseiere og ledere bør bestemme om de ønsker å bruke en manuell eller automatisk kjøpsordre system. Manuelle systemer vanligvis inkluderer bruk av et papir notisbok som inneholder sekvensielt nummererte innkjøpsordrer. En ansatt vil fylle ut skjemaet, som vanligvis krever leverandør, pris, mengde, beskrivelse og regnskap kode, før du sender den til godkjenning. Disse dokumentene inneholder vanligvis en kopi holdt på filen. Et automatisert system fungerer på samme måte, bortsett fra de ansatte vil bruke companyâ € ™ s virksomhet eller regnskap programvare og fylle ut et elektronisk innkjøpsordre dokument.

Antall kjøp pålegger et selskap vil generere gjennom sin normal drift vil spille en stor rolle når du velger en kjøpsordre system. Ved hjelp av et manuelt system kan bli langtekkelig og resultere i tapt dokument, forårsaker ansatte å gjenskape bestillingen. I tillegg må selskapene vanligvis lagre disse dokumentene i flere år, avhengig av gjeldende føderale eller statlige lover. En automatisert kjøpsordre system kan lindre noen av disse problemene, selv om læring og bruk av databasert versjon kan ta mer trening.

Andre faktorer å vurdere når du velger en kjøpsordre system er antall ansatte som bruker innkjøpsordrer og plasseringen av companyâ € ™ s innkjøpskontor. Slik at flere ansatte til og opprette innkjøpsordrer kan kreve selskaper å ha flere papirdokumenter på hånden eller flere brukernavn for å få tilgang til innkjøpsordremodulen. Store organisasjoner vil ofte ha en innkjøpsavdeling eller innkjøpssjef å håndtere bestillingen når du plasserer ordrer. Å ha flere individer snu i innkjøpsordrer kan skape en overflod av informasjon i innkjøpsavdelingen. Selskaper kan trenge for å begrense tilgangen i bestillingen systemet for å unngå dette problemet.

Selskaper må også vurdere hvordan innkjøpsordrer strømme inn i regnskapsavdelingen. Enkeltpersoner i regnskapsavdelingen må være i stand til å enkelt få tilgang til systemet for å gjennomgå innkjøpsordrer før du betaler regninger. Revisor vil også ha tilgang til å bestemme hvordan informasjonen flyter gjennom selskapet. Den manglende evnen til å spore bestillingen gjennom hvert trinn i systemet kan føre til endringer i dokumentet som vil kompromittere en betydelig del av companyâ € ™ s cash management prosessen.

  • Når en innkjøpsrekvisisjon for ankommer en innkjøpsavdelingen, er det ofte evalueres for å se om varen er virkelig nødvendig.
  • En innkjøpsordre system inkluderer vanligvis en kopi som skal holdes på fil.