Hvordan overvåke Prosjekt Utgifter

July 17  by Eliza

Prosjektledere overvåke prosjektet utgifter for å bekrefte at de? € ™ re i henhold til prosjektplanen, og hvis de? € ™ re ikke, for å løse eventuelle avvik. Du tror kanskje at du kan bestemme prosjektmidler som brukes til å date og gjenværende midler bare ved å lese balansen i din prosjektA € ™ s finansielle konto (den prosjektA € ™ s sjekkhefte). Men å bruke prosjektmidler innebærer flere trinn før du faktisk betaler for en vare. Etter hvert trinn, har du en bedre følelse av om youâ € ™ ll pådra utgifter, og hvis du gjør det, det nøyaktige beløpet.

Prosessen fram til og med utbetaling av midler for varer og tjenester inkluderer følgende trinn:

  1. Du inkluderer et grovt estimat av ITEMA € ™ s pris i din prosjektA € ™ s budsjett.

    Du kan utvikle dette grovt anslag ved å bruke din tidligere erfaring, ved å sjekke med andre som har kjøpt lignende elementer i det siste, eller ved å sjekke med din innkjøpsavdelingen. Vanligvis dona du € ™ t sjekk med bestemte leverandører eller forsyninger når utvikle denne grovt anslag.

  2. Du sende inn en skriftlig, godkjent forespørsel om elementet til innkjøpsavdelingen.

    Denne forespørselen angir grovt estimat av kostnadene inkludert i prosjektbudsjett og noen øvre grense som de faktiske kostnadene canâ € ™ t stige. Prosjektleder eller hans utpekt godkjenner det, og alle andre som styrer utgifter av prosjektmidler (for eksempel økonomiavdelingen) godkjenner det.

  3. Din innkjøpsavdelingen velger en leverandør og sender en kjøpsordre.

    Innkjøpsordren formelt ber leverandøren til å gi deg elementet og angir innkjøp departmentâ € ™ s estimat av prisen.

  4. Leverandøren forplikter seg til å gi varen du ba om.

    Leverandøren gir deg skriftlig bekreftelse på at han vil selge deg varen, sammen med den ITEMA € ™ s pris (inkludert avgifter og frakt og håndtering kostnader) og det projiserte leveringsdato.

  5. Du mottar og aksepterer elementet men aren € ™ t ennå fakturert for det.

    Du mottar varen og verifisere at det oppfyller de avtalte spesifikasjoner. Hvis du dona € ™ t godta elementet etter at leverandøren gjør flere forsøk på å løse eventuelle problemer du har med det, avbryter din innkjøpsavdelingen innkjøpsordren og du begynne å se etter en annen leverandør eller et annet element som vil tilfredsstille dine behov.

  6. Du eller din økonomiavdeling mottar en regning for varen.

    Denne regningen beskriver ITEMA € ™ s endelige kostnadene, sammen med tilhørende rabatter, avgifter og frakt og håndtering kostnader.

  7. Din økonomiavdelingen utbetaler midler til å betale for varen.

    Regningen for varen er betalt med penger fra din prosjektA € ™ s midler.

Avhengig av størrelsen på kjøpet og størrelsen og formalitet av din organisasjon, kan du håndtere noen av disse stadiene uformelt for noen kjøp. Når du går videre fra første trinn til den siste, blir din estimat av ITEMA € ™ s pris mer nøyaktig, og sannsynligheten for at youâ € ™ ll faktisk gjøre kjøpet øker.

Ansvarlig prosjektoppfølging krever at du har en klar idé om tilgjengelige prosjektmidler på hvert trinn i prosessen. For å gjøre dette, du vanligvis ønsker å overvåke innkjøpsrekvisisjoner, innkjøpsordrer, forpliktelser (som er, innkjøpsordrer eller kontrakter som du og entreprenøren eller leverandøren har godtatt), leverandørgjeld, og utgifter.