Hvordan prosjektledere Skriv Nyttige Reports

April 28  by Eliza

Skrive nyttige rapporter er en del av en prosjektleder repertoar av gode kommunikasjonsferdigheter. Skriftlige rapporter muliggjøre en prosjektleder til å presentere fakta data effektivt; å velge ord nøye for å minimere misforståelser; å gi en historisk oversikt over den informasjonen som er delt, og å dele den samme meldingen med et bredt publikum.

Holde disse tipsene i bakhodet for å bedre sjansene for at folk leser og forstår dine skriftlige rapporter:

  • Forberede rapporter regelmessig i et standard format: Denne konsistens hjelper publikum finne bestemte typer informasjon raskt.
  • Holde fokus: Forbereder flere korte rapporter for å ta opp ulike temaer er bedre enn å kombinere flere temaer i en lang rapport. Folk er mer sannsynlig å plukke opp viktig informasjon om hvert tema.
  • Minimere bruken av teknisk sjargong og akronymer: Hvis en person er ukjent med språket i rapporten, € Shea ™ ll miss i det minste noen av meldingene dine.
  • Bruk skriftlige rapporter for å dele fakta, og sørg for å identifisere en person eller folk til å ta kontakt for avklaring eller videre diskusjon til alle opplysningene i rapportene: skriftlige rapporter presentere harde data med et minimum av subjektive tolkning, og de ​​gir et nyttig, permanent referanse . En kontaktperson kan svare på alle spørsmål en mottaker har om informasjonen eller begrunnelsen for å dele den.
  • Tydelig beskrive eventuelle handlingene du vil at folk skal ta basert på informasjonen i rapporten: Jo mer spesifikt du forklare hva du vil at folk skal gjøre, jo mer sannsynlig er det å gjøre det.
  • Bruke nye metoder for å fremheve viktig informasjon: For eksempel, skrive ut sentrale deler i en annen farge eller på farget papir, eller nevne spesielt relevante eller viktige deler i en cover memo. Denne ekstra innsatsen øker sjansene for at publikum vil se rapporten og leser den.
  • Når du har sendt rapporten, diskutere en eller to viktige punkter som du adressert i rapporten med folk som fikk det: Disse oppfølgingssamtaler, kan fortelle dere om mottakerne har lest det.

    Når du kommer over folk som tydelig havenâ € ™ t lese rapporten, i tillegg til å følge de andre forslagene i denne delen, forklarer dem bestemte deler av dokumentet som er viktigst for dem å gjennomgå og hvorfor. Så fortell dem at youâ € ™ d liker å sette opp et oppfølgingsmøte med dem for å diskutere eventuelle spørsmål eller problemer de måtte ha angående informasjonen i de deler av dokumentet.

  • Hold rapportene til én side, hvis det er mulig: Hvis du canâ € ™ t passe din rapport på én side, inneholde en kort oppsummering (én side eller mindre) i begynnelsen av rapporten.

Selvfølgelig, vil du ønsker å kommunisere med teammedlemmer ansikt-til-ansikt i uformelle situasjoner.

Selv om skriftlige rapporter har ganske mange fordeler, de har også noen ulemper som du må vurdere:

  • De dona € ™ t tillate publikum å stille spørsmål for å avklare innholdet, mening og implikasjon av meldingen.
  • Med skriftlige rapporter, canâ du € ™ t bekrefte at publikum mottatt og tolket meldingen som du hadde tenkt.
  • De dona € ™ t gjøre deg i stand til å plukke opp nonverbale signaler som tyder på din audienceâ € ™ s reaksjoner på meldingen, og de dona € ™ t støtter interaktiv diskusjon og idémyldring om meldingen.
  • Du kan aldri vite om målgruppen leser rapporten!