Hvordan samarbeide om dokumenter ved hjelp av en Wiki

I noen tilfeller, laste opp og laste ned filer og jobbe med dem offline er det eneste alternativet. Men i mange sosiale samarbeid, ville det ideelle være å gjøre alt - for eksempel skriving, revidere, kommenterer, og redigering - i en nettleser.

Hvis kolleger har tenkt å publisere et dokument på en sosial plattform uansett, er det fornuftig for dem å lage den i et miljø som eliminerer behovet for opplasting og nedlasting, mens forenkle prosessen med å knytte til andre elektroniske ressurser. Dette gjelder spesielt når et dokument har flere forfattere og redaktører.

Wiki-programvaren lar enhver autorisert bruker til å opprette og redigere artikler i et web-basert editor som forenkler prosessen med å knytte mellom dokumenter. De fleste er kjent med Wikipedia, som er et oppslagsverk produsert av et verdensomspennende team av frivillige, som arbeider under oppsyn av redaktører ansatt i Wikimedia Foundation. Mange sosiale samhandlingsplattformer inkluderer wiki eller wiki-lignende programvare selv om de ikke kan bruke den terminologien per se.

De fleste kommersielle wiki-programvaren kommer nå med en rik tekst editor - en web-basert tekstbehandler for å skrive og formatering sider - selv om noen av disse likevel gi avanserte brukere med mulighet til å finpusse den underliggende HTML eller wiki formatering og linking koder. Figuren viser wiki redaktør i IBM Connections, som brukes til å opprette og redigere delt samfunnet innhold. En "Om oss" artikkel er vist her i en rik tekst editor, men langs toppen av redaktøren tillate deg å bytte til et HTML-kildevisning eller en forhåndsvisning av det endelige resultatet.

For å legge til en link, klikker brukeren på en knapp og får muligheten til å velge en ressurs på sosiale nettverk for å koble til (for eksempel en annen blogg artikkel eller wiki oppføring) eller en uavhengig web-adresse. Den neste figuren viser pop-up søkeskjermen i Jive som lar deg finne og linker til andre eksisterende side eller ressurs i det sosiale samarbeidsmiljø.

Når du redigerer en wiki artikkel, beholder systemet alle tidligere revisjoner, noe som gjør det mulig å spore nøyaktig hva som ble endret, når og av hvem. Hvis en bruker har satt feil eller sletter korrekt informasjon, kan en redaktør med de riktige administrative privilegier tilbake artikkelen til en tidligere versjon (eller låse det å begrense ytterligere endringer). Figuren nedenfor viser den versjonen sammenligning verktøyet fra IBM Connections wiki.

Dette er hvordan wikier hindre deres demokratisert syn på åpent innhold og redigering fra late i kaos. Når brukere misbruker sin redigeringsrettigheter ved vandalise en side (ikke uvanlig med kjendis og politiske artikler på Wikipedia), kan redaktørene gå tilbake til en tidligere versjon og begrense redigeringsrettigheter til en mindre gruppe med klarerte brukere.

På et sosialt nettverk, er risikoen for denne typen ugagn minimal. For fred i sinnet, kan selskapets ledere være lurt å begrense redigeringsrettigheter til offisielle dokumenter (tror ferie eller reise refusjonsreglene lagt ut på samarbeidsnettverk). Men de ansatte er usannsynlig å lage uautoriserte endringer, vel vitende om at hver redigere spores. Akkurat som frykt for ansattes misbruk av aktivitetsforløp og diskusjonsfora tendens til å være feilplassert, er risikoen for tilsiktet skade wiki dokumenter små. Versjon sporing er oftere en livredder i tilfelle av utilsiktede feil, for eksempel når en ansatt sletter feilaktig store blokker av viktig informasjon, og du trenger for å få det tilbake.

For de fleste arbeid formål rutine, er det ideelt å dele redigeringsrettigheter bredt snarere enn snevert og låse wiki dokumenter mot redigering bare i sjeldne tilfeller. Skade av å nekte brukere tilgang de trenger for å fikse en feil eller legge til informasjon er nesten alltid større enn sjansen for at noe går galt. Samarbeids redigering systemer er ofte konfigurert til å varsle de andre forfatterne når et dokument er oppdatert, gi dem mulighet til å fange opp eventuelle feil som kan ha blitt introdusert og korrigere dem.

En alternativ mønster - og en som kan jobbe selv for dokumenter låst mot endring - er å gi en kommentar stream forbundet med dokumentet og diskutere endringer eller tilføyelser som kanskje må gjøres der. En utpekt redaktør kan da gjennomføre korreksjoner, tid tillater. I mellomtiden kan leserne skanne kommentarer for tilleggsinformasjon som kanskje ikke er i selve dokumentet.